Многие кооперативы спрашивают: с чего начать процесс ремонта многоквартирного товарищества и как найти подходящего консультанта? Вот практический обзор того, чего ожидать и как будет выглядеть этот процесс.

Во-первых, зачем вообще нужен консультант? Технический консультант поможет квартирному товариществу пройти многогранный и довольно бюрократический процесс. Без его помощи реализация проекта может затянуться, кооператив может не получить поддержки, а проделанную работу или подготовку, возможно, придется повторить.

Кроме того, в случае грантов KredEx на ремонт обычно обязательно привлечение технического консультанта. Поэтому имеет смысл привлечь его в самом начале процесса.

Шаг 1. Совместная заинтересованность и первоначальное решение — как заложить основу успеха

Любое крупное изменение начинается с простого вопроса: нуждается ли наш дом в ремонте и готовы ли мы к этому? Казалось бы, всё просто, но зачастую это самый сложный первый шаг. Для этого необходимо, чтобы Совет проявил инициативу, собрал информацию и начал дебаты среди населения.

В одних кооперативах готовность высока, в других страхи мешают принять решение: дорого ли это, нужно ли брать кредит, не затянется ли ремонт? Поэтому важно, чтобы совет директоров уделил время повышению осведомленности и открытым беседам.

Как начать дебаты?

Лучший способ вызвать интерес — организовать дискуссионный вечер или информационную сессию, где вас пригласят:

• Совет Палаты представителей

• Технический консультант, который может помочь в предметном и техническом обсуждении.

• Кто-то из членов правления кооператива, который уже подвергся реконструкции, может рассказать о своем опыте

Брифинг или общее собрание, на котором обсуждается тема, не обязательно должны быть слишком техническими - достаточно четкого обзора:

• Какова текущая ситуация в доме (например, система отопления и состояние внешних конструкций, изоляция или ее отсутствие, затраты на отопление и т. д.)? Оценка может быть основана на ранее проведенных аудитах.

• Какие рабочие места возможны?

• Что это значит для кооператива с точки зрения времени и денег?

• Какие гранты или возможности финансирования доступны (например, грант KredEx в размере 30-50%)?

• Какие обязательства должны взять на себя члены кооператива? (например, кредит)

Чем больше информации, тем меньше оппозиции. Когда жители поймут суть процесса и к ним прислушаются, будет легче найти общее направление. Разногласия и вопросы — естественная часть процесса принятия решений.

Первый шаг пока не означает больших обязательств. Например, совету директоров может быть разрешено провести предварительную работу и начать работать с техническим консультантом.

Еще до первой встречи с техническим консультантом кооператив мог собрать дополнительную информацию для принятия более обоснованных решений по будущему плану действий.
Это еще не означает начало строительных работ или получение кредита, но дает возможность собрать важные исходные данные (например, заказать энергетический аудит или оценку состояния здания). С их помощью кооператив вместе с консультантом смогут разработать более четкий и реалистичный план.

Шаг 2: Поиск подходящего технического консультанта — как выбрать подходящего?

Как только кооператив разрешил совету начать подготовку проекта реконструкции, следующим шагом будет поиск надежного и компетентного технического консультанта. Этот человек или компания являются «правой рукой» кооператива на протяжении всего пути — от первоначальной оценки до завершения строительства и представления окончательного отчета в EIS. Поэтому к выбору консультанта стоит подходить осознанно, а не просто исходя из самого дешевого предложения.

Как начать поиск консультанта?

Первое место, на которое стоит обратить внимание Сайт KredEx, на котором опубликован список квалифицированных технических консультантов.Включенные в список консультанты отвечают требованиям определенной профессиональной квалификации и имеют право представлять кооператив в процессе восстановления для получения поддержки.

Как выбрать и сравнить?

Рекомендуется связаться как минимум с двумя или тремя разными консультантами или офисами. Таким образом, вы можете сравнить:

• стиль общения,

• опыт работы с аналогичными домами,

• структура котировок консультантов,

• Первое профессиональное впечатление.

В ходе первой оценки рекомендуется попросить консультанта кратко прокомментировать следующее:

• как он оценивает ситуацию в вашем доме,

• какую работу он бы порекомендовал,

• какими проектами он занимался в прошлом (есть ли у него опыт строительства кирпичных домов 1970-х годов или панельных домов 1980-х годов, вернее, опыт строительства высотного здания с его долей дополнительных требований от Спасательного совета).

Часто такое общение на начальном этапе показывает, умеет ли консультант слушать, объяснять и размышлять и может ли сотрудничество быть целесообразным.

На что стоит обратить внимание, когда речь идет о предложении?

Предложения могут иметь самую разную структуру. Сравнивая предложения разных консультантов, обязательно стоит поинтересоваться и при необходимости уточнить их содержание. Цитата консультанта, составленная в более короткой и простой форме, может быть не более полной, чем более подробной. Ремонт — это долгий и сложный процесс, и умение просто и понятно представить ценовое предложение или другие документы также является признаком профессионализма. Точный объем работ можно согласовать с консультантом кооператива. Если большинство работ носят так называемый обязательный характер, все же остается выбор: например, помогает ли консультант проводить все еще необходимые общие собрания до принятия окончательного решения о реконструкции или же их организует сам кооператив; полностью ли консультант представляет кооператив в процессе реконструкции, например, общается с банком и запрашивает кредит в банке, или же кооператив осуществляет сами члены правления; присутствует ли консультант в период строительства в качестве a представитель клиента на строительных совещаниях, например, раз в неделю или только раз в месяц, и в этом случае строительству кооператива будет уделяться больше внимания и осуществляться надзор со стороны владельца. На сайте KredEx также есть форма запроса цен на технических консультантов.

Дополнительные вопросы можно задать консультантам перед отправкой формы. Таким образом, Правление сможет лучше оценить, какие услуги действительно нужны и какая гибкость возможна.

Советы по поиску хорошего консультанта:

• Обратитесь за рекомендациями к другим кооперативам — правление дома, в котором уже проведен ремонт, знает, чьим обслуживанием они остались довольны.

• Если вам поступило предложение, а что-то осталось непонятным, немедленно попросите объяснений.

• Обратите внимание на общение — если консультант не отвечает на письма, часто опаздывает или говорит на очень техническом языке, это может привести к недоразумениям в дальнейшем.

• Оцените опыт работы с конкретным типом зданий — многоквартирными домами, проектами разных типов, могут потребовать специальных знаний.

Хотя KredEx больше не требует сравнительных закупок технического консультанта, все же стоит проводить тендеры — это обеспечивает прозрачность сотрудничества и помогает найти лучшего партнера по сотрудничеству. При выборе консультанта цена — не единственный критерий: надежность, готовность к сотрудничеству и коммуникация также важны, ведь сотрудничество может длиться несколько лет. Хороший консультант поможет избежать ошибок, поддерживать порядок в документации и руководить кооперативом на протяжении всего процесса.

Шаг 3: Согласование и начало сотрудничества

Как только квартирное товарищество найдет подходящего технического консультанта, начинается предметное сотрудничество. Заключение договора с консультантом — это не просто подпись на бумаге, а соглашение между кооперативом и специалистом о совместном начале длительного и сложного процесса. В контракте оговариваются обязанности и вознаграждение консультанта. Поэтому стоит углубиться в договор и при необходимости попросить объяснений у консультанта или совета юриста. На сайте EIS есть образец договора, который будет заключен с консультантом. Кооператив и консультант могут, при желании, провести переговоры и взять на себя решение только тех вопросов, которые кажутся более важными из типового контракта.

Поэтапное сотрудничество — почему это хорошо?

Типичная практика — поэтапный контракт, который разделяет всю работу консультанта на несколько логических частей. Это позволяет кооперативу лучше контролировать и на каждом этапе оценивать ход выполнения работы и степень удовлетворенности.

Пример общего поэтапного сотрудничества:

1. Предварительный анализ и аудит — это технический или энергетический аудит здания, на основе которого определяется состояние здания и приоритетные улучшения.

2. Подготовка плана реконструкции — на основе результатов аудитов или исследований, при необходимости, включает решения, стоимость, потенциал экономии и рекомендуемые шаги.

3. Подготовка заявки на грант — подготовка заявки в KredEx (или любое другое учреждение) вместе с дополнительными документами.

4. Организация проектирования — привлечение архитектора или дизайнера, при необходимости, к разработке эскизного проекта или рабочего проекта.

5. Организация договора на строительство и период строительства.

Каждый этап завершается определенным промежуточным результатом, таким как аудит, план реконструкции или заполненная заявка, что дает кооперативу промежуточный обзор и позволяет перейти к следующему этапу. На этапе проектирования стоит уделить большое внимание содержанию проекта и специфике конкретного кооператива. В конце концов, в эстонской пословице есть пословица: девять раз отмерить, а один раз отрезать. Хороший и надежный проект обеспечит успешную реконструкцию в последующем процессе.

Хороший технический консультант — это не просто исполнитель документов, но и советник и менеджер, который:

• контролирует важные сроки (например, завершение раундов грантов, сроки закупок),

• помогать Правлению в принятии решений по техническим вопросам,

• умеет объяснять варианты выбора и отвечать на вопросы в понятной для жителей форме.

Роль руководителя проекта часто неоценима, особенно для советов директоров, которые ранее не имели опыта работы с проектами реконструкции или строительным процессом.

Хорошее сотрудничество начинается с честного общения

Заключение контракта — подходящий момент, чтобы честно рассказать об ожиданиях обеих сторон. Рассчитывает ли кооператив на тесный обмен информацией и еженедельную отчетность? Или достаточно собираться раз в месяц и составлять промежуточный отчет? Может ли консультант при необходимости предстать перед жителями или помочь ответить на вопросы на общем собрании? Ранее согласованные и согласованные пункты уменьшают вероятность возникновения путаницы в дальнейшем.

На что следует обратить внимание кооперативу, прежде чем приступить к подготовке?

Чтобы сотрудничество прошло гладко, кооператив должен провести некоторые предварительные работы — например, собрать существующую строительную документацию: проекты, информацию о предыдущих ремонтах и технические чертежи, если они все еще есть.

Кроме того, стоит учесть, что даже если на данный момент все кажется спокойным, вопросы и мнения на тему ремонта начинают расти, когда проект становится реальностью. Чем лучше жители будут вовлечены и информированы, тем меньше сюрпризов будет в будущем.

В заключение

Хорошо подобранный технический консультант может сэкономить кооперативу много денег и времени. Технические консультанты могут заранее заметить, какие проблемы со строительством могут обостриться в будущем или как лучше всего соблюдать правила предоставления грантов. Кроме того, они часто имеют обширную сеть контактов и опыт сотрудничества с другими профессиональными специалистами, например, проектировщиками или владельцами оружейного отдела, что упрощает кооперативу весь процесс. Для того чтобы консультант хорошо справлялся со своей работой, стоит также обратить особое внимание на активное участие в этом процессе самого совета директоров — чрезмерная нерешительность, растягивание или сечение волос со стороны совета директоров в течение и без того длительного процесса могут демотивировать консультанта и сотрудничество с ним. Поэтому члены совета директоров также должны проявлять активность и требовательность, в том числе и к самим себе.

Список технических консультантов