Arveldusvead ja topeltmaksed

Lugeja küsib:

Korteriühistutes tuleb aeg-ajalt ette arveldusvigu, sealhulgas topeltmakseid. Millised on teie kogemuse põhjal kõige sagedasemad arveldusvead ja mis neid põhjustab? Kuidas saab ühistu korraldada arvete kontrolli ja maksete kinnitamist nii, et vigade tekkimise risk oleks võimalikult väike?  

Gunita oü juhataja vastab:

Eks arveldusvigu tuleb ette ikka, sest me oleme kõik inimesed. Eks neid juhtub siis, kui inimene kes neid teeb on üle koormatud, tal on vähe infot või jäetakse antud info edastamine talle üldse viimasele minutile ja tekib valesi arusaamu.  

Topelt maksmiseid juhtub üldiselt tihti siis, kui ühistu juht teeb makseid ise ja ei kontrolli, mida ta on eelnevalt juba ära maksnud. Samuti kui jooksvalt raamatupidamist ei teostata ja ollakse endas väga kindlad. Sel juhul võib tekkida olukord, kus me unustame kiirustades ja elu virvarris asju ning ehmatame, et oih unustasime selle ülekannet teha, kuigi oled juba selle teinud. Tihti  juhtub just käsitsi andmeid sisestades, et ei vaadata täpselt numbreid üle, ega kontrollita mida on juba sisestatud.  

Lisaks tulevad arvelduses vead sisse siis, kui korteriühistus edastatakse raamatupidamisele või maksjale erinevat infot erinevate inimeste poolt.  

Sageli tekivad veenäitude arvetel suured erinevused, eriti suurte kortermajade ja pika arvestusperioodi puhul. Mida rohkem on kortereid majas ja mida pikem on vahe veenäitude fikseerimise kuupäevade vahel, seda suurem on mõju arvestuse täpsusele. Kui veevõrk näiteks fikseerib iga kuu lõpus näidud, aga mõni elanik vaatab oma näitu 25-ndal kuupäeval ja mõni unustab üldse ära ja saadab näidu alles kolmandal kuupäeval, ka sellest tulevad erinevused. Kui vee mõõtmise ajad on erinevad, tähendab see, et teatud perioodi jooksul on veemõõturis kogunenud erinev kogus vett. Selle tõttu võivad tekkida erinevused, kuna iga mõõtmine kajastab erinevat ajavahemikku, mille jooksul on vett tarbitud.

Parim lahendus oleks kehtestada ühtne süsteem, kus raamatupidaja kannab kulud läbi ja suunab need maksmiseks, ning seejärel kinnitab juhatuse liige ettevalmistatud arved. Kinnitusringi programm ja raamatupidamise programmid teevad lisaks kontrolle, et ei läheks läbi ühte arvet kaks korda, hoiatavad sellest kohe, kui on topelt saadetud.  

Vigu saab vältida ka, kui korteriomanikud teevad ülekandeid korrektselt: iga makse puhul tuleb täpselt märgata, millist arvet makstakse, või vähemalt lisada, millise korteri eest makse tehakse ja kelle nimel see korter on. Raamatupidajad ei tea, kes täpselt elavad mis korterites ja mis nimelised korterid on, eriti kui majas on mitu korterit sarnaste nimedega omanikega. Seetõttu on oluline, et makse info oleks selgelt ja täpselt kirjas, et kindlaks teha, kuhu raha kuulub.

‍

Gunita OÜ on alates 2006. aastast hoolitsenud ettevõtete ja korteriühistute raamatupidamise eest üle Eesti. Firma pakub personaalseid lahendusi, arvestades iga kliendi eripära ja vajadusi. Teenused hõlmavad kõike alates raamatupidamise sisseseadmisest kuni majandusaasta aruande koostamiseni, andes kindlustunde, et arvud on korras ja protsessid sujuvad. Toetame ka personali küsimustes ja koostame lepinguid ning aitame vormistada ametijuhendeid.  Vaata kontakte siit.