Ошибки в расчетах и двойные платежи

Читатель спрашивает:

В квартирных товариществах время от времени случаются ошибки в расчетах, включая двойные платежи. По вашему опыту, какие ошибки в расчетах встречаются чаще всего и что их вызывает? Как товарищество может организовать проверку счетов и подтверждение платежей таким образом, чтобы риск возникновения ошибок был минимальным?  

Отвечает руководитель Gunita OÜ:

Ошибки в расчетах, конечно, случаются, ведь все мы люди. Они происходят, когда человек, который их совершает, перегружен, у него мало информации, или же передача необходимой информации ему откладывается до последней минуты, что приводит к неверным толкованиям.  

Двойные платежи обычно часто случаются, когда руководитель товарищества сам производит платежи и не проверяет, что он уже оплатил ранее. А также когда текущий бухгалтерский учет не ведется, и люди слишком уверены в себе. В таком случае может возникнуть ситуация, когда мы в спешке и суете жизни забываем о чем-то и вдруг с ужасом обнаруживаем, что забыли сделать этот перевод, хотя на самом деле уже его сделали. Часто именно при ручном вводе данных не проверяются точно цифры и не контролируется, что уже было введено.  

Кроме того, ошибки в расчетах возникают, когда в квартирном товариществе бухгалтеру или плательщику передается разная информация от разных людей.  

Часто возникают большие расхождения в счетах за показания воды, особенно в больших многоквартирных домах и при длительном расчетном периоде. Чем больше квартир в доме и чем дольше интервал между датами фиксации показаний воды, тем сильнее это влияет на точность расчетов. Например, если водоканал фиксирует показания в конце каждого месяца, но один жилец снимает свои показания 25-го числа, а другой вообще забывает и отправляет показания только третьего числа следующего месяца, это также приводит к расхождениям. Если время снятия показаний воды различается, это означает, что за определенный период в водомере накопилось разное количество воды. Из-за этого могут возникать расхождения, поскольку каждое измерение отражает разный промежуток времени, в течение которого потреблялась вода.

Лучшим решением было бы внедрение единой системы, где бухгалтер проводит расходы и направляет их на оплату, а затем член правления утверждает подготовленные счета. Программа утверждения и бухгалтерские программы дополнительно осуществляют проверки, чтобы один и тот же счет не был проведен дважды, и немедленно предупреждают об этом в случае двойной отправки.  

Ошибок можно избежать также, если собственники квартир производят переводы корректно: при каждом платеже необходимо точно указывать, какой счет оплачивается, или, по крайней мере, добавлять, за какую квартиру производится платеж и на чье имя эта квартира оформлена. Бухгалтеры не знают, кто именно проживает в каких квартирах и на чье имя они оформлены, особенно если в доме есть несколько квартир с владельцами с похожими именами. Поэтому важно, чтобы информация о платеже была указана четко и точно, чтобы определить, кому принадлежат деньги.

‍

Gunita OÜ с 2006 года занимается бухгалтерским учетом предприятий и квартирных товариществ по всей Эстонии. Компания предлагает индивидуальные решения, учитывая особенности и потребности каждого клиента. Услуги охватывают все: от организации бухгалтерского учета до составления годового отчета, обеспечивая уверенность в том, что цифры в порядке, а процессы протекают гладко. Мы также оказываем поддержку в кадровых вопросах, составляем договоры и помогаем оформлять должностные инструкции. Смотрите контакты здесь.