Гибридное собрание в квартирном товариществе: как обеспечить законность собрания и принятых решений?

На общем собрании собственников квартир не обязательно всем участникам находиться в одном помещении. Часть может присутствовать лично, а часть — участвовать одновременно через интернет. Гибридное собрание разрешено, но при его проведении необходимо соблюдать ряд важных правил, иначе возникнут проблемы с легитимностью принятых решений.

Важно отметить, что гибридное собрание нельзя путать с принятием решений без созыва общего собрания (ст. 21 Закона о квартирных товариществах, так называемое письменное голосование).  

Гибридное собрание проходит в режиме реального времени как единое общее собрание, где все участники — как в зале, так и онлайн — обсуждают и голосуют по вопросам в одно и то же время. Ч. 1 ст. 33¹ Общей части Гражданского кодекса позволяет члену органа юридического лица участвовать в собрании в электронном виде в режиме реального времени с помощью двусторонней связи или иного равноценного решения, позволяющего наблюдать за ходом собрания, выступать и голосовать. Согласно ч. 2 той же статьи, к электронному собранию применяются обычные правила принятия решений.  

В случае квартирного товарищества электронное участие следует рассматривать в совокупности с требованиями Закона о квартирных товариществах и Закона о некоммерческих объединениях. Министерство юстиции разъяснило, что организатор собрания сам решает, каким образом будет проводиться собрание, но обязан обеспечить членам возможность участвовать в нем и осуществлять свои права. Участник, присутствующий в электронном виде, должен иметь по существу те же возможности, что и присутствующий физически: наблюдать за ходом собрания, выступать, вносить предложения и голосовать.

Участник онлайн не должен быть просто наблюдателем

Это самый важный принцип гибридного собрания. Если собственник квартиры участвует, например, через Teams или Zoom, он должен иметь возможность следить за собранием, выступать и голосовать. Одной лишь трансляции видео из зала недостаточно. Участник онлайн должен иметь возможность задавать вопросы, участвовать в обсуждении и знать, по какому вопросу в данный момент идет голосование. Ч. 1 ст. 33¹ Общей части Гражданского кодекса устанавливает именно эти требования к электронному участию.

Поэтому перед собранием правлению следует проверить техническую сторону: слышат ли люди в зале участника онлайн и наоборот, видит или слышит ли участник онлайн происходящее на собрании и возможно ли технически проголосовать. Техническое решение не обязательно должно быть сложным, но оно должно работать.

О проведении гибридного собрания должно быть четко указано в извещении

В извещении должно быть однозначно понятно, где проходит собрание и как можно принять участие онлайн. Например, можно указать, что собрание проходит по конкретному адресу и в нем также можно принять участие через Teams, приложив инструкции по подключению.

Перед отправкой извещения обязательно нужно проверить устав квартирного товарищества. Согласно ч. 2 ст. 17 Закона о квартирных товариществах, устав может в определенных случаях уточнять положения закона, но он не должен противоречить закону.

Кто участвует и сколько у них голосов?

Согласно ч. 2 ст. 22 Закона о квартирных товариществах, круг собственников квартир, имеющих право участвовать в общем собрании, определяется на день проведения собрания до его начала. Как правило, каждая квартира дает один голос, но устав может изменять порядок голосования в пределах, разрешенных законом (ч. 1 ст. 22 Закона о квартирных товариществах).

На гибридном собрании участников, присутствующих физически и онлайн, следует учитывать как участников одного собрания. Отдельного кворума для онлайн-участников и кворума для присутствующих в зале не существует.

Также не стоит забывать о представителях. Согласно ч. 5 ст. 22 Закона о квартирных товариществах, собственник квартиры может участвовать в собрании лично или через представителя, при этом право представительства должно быть подтверждено в письменной форме.

Голосование нужно продумать заранее

Самая большая практическая ошибка может возникнуть при голосовании. Если в физическом помещении, например, просят поднять руки, у правления должен быть одновременно надежный способ учета голосов участников, находящихся онлайн. Необходимо обеспечить ясность в отношении того:

• кто голосовал;

• сколько голосов у него было;

• как он проголосовал;

• каков был итоговый результат.

Особую осторожность следует проявлять при тайном голосовании. В таком случае не подходит решение, при котором правление видит, какой выбор сделал конкретный собственник квартиры.

Что делать, если пропадет интернет?

Если у участника, подключившегося онлайн, прервется связь во время важного обсуждения или голосования, правлению не следует просто продолжать собрание. Если из-за разрыва соединения собственник квартиры больше не может следить за ходом собрания или голосовать, ему нужно дать возможность восстановить связь. Однако следует различать ситуации: если связь пропадает у организатора собрания (правления) или происходит технический сбой, собрание действительно нужно приостановить. Если же техническая неполадка возникла на устройстве отдельного собственника квартиры или в его домашней интернет-сети (а кворум собрания сохраняется), отменять все собрание не обязательно, хотя по правилам хорошего тона стоит дать ему немного времени на восстановление связи. После восстановления соединения необходимо заново проверить количество участников и голосов.  

Гибридный формат должен быть отражен в протоколе

Протокол собрания и список участников должны позволять впоследствии понять, кто участвовал в собрании и каким образом. На практике разумно отмечать в списке участников отдельно, участвовал ли собственник квартиры:

• физически;

• электронно;

• через представителя.

Согласно ч. 3¹ ст. 21 Закона о некоммерческих объединениях, список участников должны подписывать только лица, присутствующие физически. Закон не требует подписи от участников, подключившихся онлайн – достаточно отметить в списке способ их участия (например, «участвовал электронно»). Тем не менее важно помнить, что в случае спора (если кто-то заявит, что не голосовал онлайн) правление должно быть в состоянии доказать, кто на самом деле был перед экраном. Поэтому при принятии крупных и критически важных решений (например, взятие кредита) хорошей практикой и надежным способом снижения рисков является просьба правления к онлайн-участникам прислать после собрания по электронной почте короткое подтверждение своего участия с цифровой подписью.

Также необходимо корректно протоколировать результаты голосования и важные обстоятельства, имевшие место на собрании. Это поможет в дальнейшем подтвердить, как было принято решение.

Почему организационные ошибки опасны?

Часть 1 статьи 29 Закона о квартирной собственности и квартирных товариществах устанавливает, что если при созыве общего собрания были существенно нарушены требования закона, соглашения собственников квартир или устава, то собрание, как правило, не правомочно принимать решения. В таком случае решения могут быть ничтожными, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Государственный суд также подчеркивал, что существенное нарушение требований к созыву общего собрания может привести к ничтожности решения. Поэтому не стоит подходить к гибридному собранию с мыслью, что мы просто создадим ссылку в Zoom и всё само собой разрешится.

На что правлению следует обратить внимание?

Перед гибридным собранием проверьте:

1. Устав – есть ли в нем особые правила проведения собрания?

2. Приглашение – четко ли указаны физическое место проведения и способ участия онлайн?

3. Техника – все ли участники слышат друг друга и могут ли они взять слово?

4. Участники – проверены ли личности, представители и доверенности?

5. Голосование – можно ли надежно учесть голоса участников, присутствующих онлайн?

6. Перебои – продумано ли, что делать в случае отключения интернет-соединения?

7. Протокол – будут ли способы участия и результаты голосования зафиксированы корректно?

Самый важный принцип прост: участвующий онлайн собственник квартиры должен иметь возможность участвовать в собрании по существу так же, как и собственник, находящийся в помещении. Если техническое решение этого не позволяет, проблема заключается уже не просто в плохом интернет-соединении, а может возникнуть вопрос о правомерности всего собрания и принятых на нем решений.