Hübriidkoosolek korteriühistus: kuidas tagada koosoleku ja otsuste õiguspärasus?

Korteriomanike üldkoosolekul ei pea kõik osalejad viibima ühes ruumis. Osa võib olla koosolekul kohal ja osa osaleda samal ajal veebi kaudu. Hübriidkoosolek on lubatud, kuid selle korraldamisel tuleb järgida mitut olulist reeglit, vastasel juhul võib probleem kanduda juba vastu võetud otsuste kehtivusse.

Oluline on tähele panna, et hübriidkoosolekut ei tohi segamini ajada otsuste vastuvõtmisega üldkoosolekut kokku kutsumata (KrtS § 21, ehk nn kirjalik hääletamine).  

Hübriidkoosolek toimub reaalajas ühe üldkoosolekuna, kus kõik osalejad – nii saalis kui veebis – arutavad ja hääletavad asju ühel ja samal kellaajal. TsÜS § 33¹ lg 1 lubab juriidilise isiku organi liikmel osaleda elektrooniliselt reaalajas kahesuunalise side või muu samaväärse lahenduse abil, mis võimaldab koosolekut jälgida, sõna võtta ja hääletada. Sama paragrahvi lg 2 kohaselt kohaldatakse elektroonilisele koosolekule tavapäraseid otsustamise reegleid.  

Korteriühistu puhul tuleb elektroonilist osalemist vaadata koos KrtS-i ja MTÜS-i nõuetega. Justiitsministeerium on selgitanud, et koosoleku korraldaja otsustab, millisel viisil koosolek läbi viiakse, kuid peab tagama liikmetele võimaluse koosolekul osaleda ja oma õigusi teostada. Elektrooniliselt osalejal peavad olema sisuliselt samad võimalused nagu füüsiliselt kohalolijal – jälgida koosolekut, sõna võtta, ettepanekuid teha ja hääletada.

Veebis osaleja ei tohi olla lihtsalt pealtvaataja

See on hübriidkoosoleku kõige tähtsam põhimõte. Kui korteriomanik osaleb näiteks Teamsi või Zoomi kaudu, peab ta saama koosolekut jälgida, sõna võtta ja hääletada. Ainult  koosolekuruumis toimuvast video näitamisest ei piisa. Veebis osaleja peab saama esitada küsimusi, osaleda arutelus ja teada, mille üle parajasti hääletatakse. TsÜS § 33¹ lg 1 seab elektroonilisele osalemisele just need nõuded.

Seetõttu peaks juhatus enne koosolekut kontrollima ka tehnilist poolt: kas ruumis olevad inimesed kuulevad veebiosalejat ja vastupidi, kas veebiosaleja näeb või kuuleb koosolekul toimuvat ning kas hääletamine on tegelikult võimalik. Tehniline lahendus ei pea olema keeruline, kuid see peab töötama.

Hübriidkoosolek tuleb kutses selgelt välja öelda

Kutses peaks olema üheselt arusaadav, kus koosolek toimub ja kuidas saab veebis osaleda. Näiteks võib märkida, et koosolek toimub konkreetsel aadressil ning sellele on võimalik lisaks osaleda Teamsi kaudu, koos juhistega, kuidas ühenduda.

Enne kutse saatmist tuleb kindlasti üle vaadata ka KÜ põhikiri. KrtS § 17 lg 2 järgi võib põhikirjaga seaduses sätestatut teatud juhtudel täpsustada, kuid põhikiri ei tohi olla seadusega vastuolus.

Kes osalevad ja mitu häält neil on?

KrtS § 22 lg 2 järgi määratakse üldkoosolekul osalemiseks õigustatud korteriomanike ring koosoleku päeval enne koosoleku algust. Üldreeglina annab iga korteriomand ühe hääle, kuid põhikirjaga võib hääletamise korda seaduse lubatud piires muuta (KrtS § 22 lg 1).

Hübriidkoosolekul tuleb füüsiliselt ja veebis osalejad arvestada ühe koosoleku osalejatena. Eraldi veebikvoorumit ja saalikvoorumit ei ole.

Samuti ei tohi unustada esindajaid. KrtS § 22 lg 5 kohaselt võib korteriomanik osaleda ise või esindaja kaudu ning esindusõigus peab olema kirjalikult tõendatud.

Hääletamine tuleb enne läbi mõelda

Kõige suurem praktiline viga võib tekkida hääletamisel. Kui füüsilises ruumis palutakse näiteks käsi tõsta, peab juhatusel olema samal ajal usaldusväärne viis veebis osalejate häälte arvestamiseks. Tuleb tagada, et oleks selge:

• kes hääletas;

• mitu häält tal oli;

• kuidas ta hääletas;

• milline oli lõpptulemus.

Eriti ettevaatlik tuleb olla siis, kui tegemist on salajase hääletamisega. Sellisel juhul ei sobi lahendus, mille puhul juhatus näeb, millise valiku konkreetne korteriomanik tegi.

Mis siis, kui internet katkeb?

Kui veebis osaleja ühendus katkeb just olulise arutelu või hääletamise ajal, ei peaks juhatus lihtsalt edasi minema. Kui ühenduse katkemise tõttu ei saa korteriomanik enam koosolekut jälgida või hääletada, tuleks anda talle võimalus ühendus taastada. Siiski tuleb eristada olukordi: kui katkeb koosoleku korraldaja (juhatuse) side või tehniliselt jookseb kokku, tuleb koosolek tõepoolest peatada. Kui aga tehniline tõrge on üksiku korteriomaniku seadmes või koduses internetiühenduses (ja koosoleku kvoorum püsib), ei pea kogu koosolekut tühistama, kuigi heast tavast tulenevalt tasub anda talle lühike aeg ühenduse taastamiseks. Pärast ühenduse taastumist kontrollida uuesti osalejate ning häälte arvu.  

Protokollis peab hübriidvorm kajastuma

Koosoleku protokoll ja osalejate nimekiri peaksid võimaldama hiljem aru saada, kes koosolekul osales ja millisel viisil. Praktiliselt on mõistlik märkida osalejate nimekirjas eraldi, kas korteriomanik osales:

• füüsiliselt;

• elektrooniliselt;

• esindaja kaudu.

MTÜS § 21 lg 3¹ kohaselt peavad osalejate nimekirjale alla kirjutama ainult füüsiliselt kohal olevad isikud. Veebis osalejatelt seadus allkirja ei nõua – piisab, kui nimekirja märgitakse nende osalemise viis (nt „osales elektrooniliselt“). Siiski on oluline meeles pidada, et vaidluse korral (kui keegi väidab, et tema pole veebis hääletanud) peab juhatus suutma tõendada, kes tegelikult ekraani taga oli. Seetõttu on suurte ja kriitiliste otsuste (nt laenu võtmine) puhul heaks praktikaks ja turvaliseks riskide maandamiseks see, kui juhatus palub veebis osalejatel pärast koosolekut saata e-kirjaga lühikese digiallkirjastatud kinnituse oma osalemise kohta.

Samuti tuleb korrektselt protokollida hääletustulemused ja olulised koosolekul toimunud asjaolud. See aitab hiljem tõendada, kuidas otsus sündis.

Miks on korralduslikud vead ohtlikud?

KrtS § 29 lg 1 sätestab, et kui üldkoosoleku kokkukutsumisel on oluliselt rikutud seaduse, korteriomanike kokkuleppe või põhikirja nõudeid, ei ole koosolek üldjuhul õigustatud otsuseid vastu võtma. Sellisel juhul võivad otsused olla tühised, välja arvatud seaduses sätestatud erand.

Riigikohus on samuti rõhutanud, et üldkoosoleku kokkukutsumise nõuete oluline rikkumine võib viia otsuse tühisuseni. Seetõttu ei tasu suhtuda hübriidkoosolekusse mõttega, et teeme lihtsalt Zoomi lingi ja küll kõik laheneb.

Millele peaks juhatus tähelepanu pöörama?

Enne hübriidkoosolekut kontrolli:

1. Põhikiri – kas selles on koosoleku korraldamise kohta erireegleid?

2. Kutse – kas füüsiline koht ja veebis osalemise viis on selgelt märgitud?

3. Tehnika – kas kõik osalejad kuulevad ja saavad sõna võtta?

4. Osalejad – kas isikud, esindajad ja volikirjad on kontrollitud?

5. Hääletamine – kas ka veebiosalejate hääled saab usaldusväärselt arvestada?

6. Katkestused – kas on läbi mõeldud, mida teha internetiühenduse katkemisel?

7. Protokoll – kas osalemise viisid ja hääletustulemused saavad korrektselt fikseeritud?

Kõige olulisem põhimõte on lihtne: veebis osalev korteriomanik peab saama sisuliselt samamoodi koosolekul osaleda nagu ruumis viibiv korteriomanik. Kui tehniline lahendus seda ei võimalda, ei ole probleem enam lihtsalt halvas internetiühenduses, vaid võib tekkida küsimus kogu koosoleku ja selle otsuste õiguspärasuses.