Квартирные товарищества смогут ограничивать доступ к данным о здании

Инспекция по защите данных (AKI) хочет ограничить доступ к информации в коммерческом регистре, поскольку, по их мнению, оттуда можно получить слишком много сведений о квартирных товариществах и других организациях. 

Eesti Ekspress пишет, что в коммерческом регистре можно увидеть, например, кто входит или входил в состав правления или совета акционерного общества, паевого товарищества или некоммерческой организации. Об этих людях можно узнать имя и личный код или дату рождения. По мнению AKI, такая публичность не нужна, особенно в отношении юридических лиц, прекративших свою деятельность.

В отношении квартирных товариществ также можно получить различные данные: от сведений о руководителе товарищества с его личными данными до годового отчета. В принципе, логично, что AKI хочет ограничить доступ к данным, ведь зачем обычному человеку в Тарту или Таллинне знать о финансовом положении квартирного товарищества в Кярдла или Курессааре? Это AKI разъяснила и изданию Korterimaja leht. По их словам, к квартирным товариществам применяются те же правила защиты данных, что и к другим организациям: публиковать и распространять можно только те персональные данные, для которых есть законное основание и четкая необходимость.

«Данные членов правления квартирного товарищества являются публичными в коммерческом регистре, поскольку это предусмотрено законом. Однако данные владельцев квартир публичными не являются. Хотя владельцы квартир должны предоставлять товариществу свои контактные данные для связи, это не означает, что эти данные можно свободно передавать другим лицам или делать их общедоступными», — заявил их пресс-секретарь. 

Владельцы квартир имеют право получать информацию о деятельности товарищества и знакомиться с документами, но это право не является безграничным. Правление должно каждый раз оценивать, необходимо ли показывать персональные данные, содержащиеся в документах, или часть данных следует скрыть. Например, может быть оправданным предоставление доступа к подписным листам общего собрания для проверки кворума, но в целом следует исходить из принципа минимизации данных.

«Товариществам мы рекомендуем собирать и распространять только те данные, которые необходимы для их работы. Контактные данные владельцев квартир не должны публиковаться в подъездах, на веб-сайтах или передаваться третьим лицам без законного основания. Также нельзя вывешивать списки должников в подъездах или в интернете», — пояснил пресс-секретарь. 

Если товарищество пользуется услугами по управлению или бухгалтерскому учету, необходимые персональные данные могут быть переданы поставщику услуг. При этом следует передавать только те данные, которые необходимы для оказания конкретной услуги.

Важно также учитывать принцип публичности коммерческого регистра. Если квартирное товарищество отправляет в регистр документ, содержащий больше персональных данных, чем необходимо, эти данные могут попасть в общедоступное дело. Поэтому перед подачей документов стоит проверить, нужен ли весь документ целиком или достаточно выписки.

«На вопрос о том, может ли широкая доступность публичных данных способствовать мошенничеству, можно ответить, что общедоступной информацией часто пользуются и мошенники. В то же время публичность регистров преследует важную цель — обеспечить прозрачность предпринимательской деятельности и работы организаций. Поэтому здесь необходимо найти баланс между прозрачностью и защитой частной жизни, публикуя только ту информацию, необходимость раскрытия которой предусмотрена законом», — заключил пресс-секретарь AKI.