Как квартирным товариществам максимально оптимизировать свои расходы?

К сожалению, в Эстонии не все квартирные товарищества находятся в равном положении, и некоторым приходится следить за расходами внимательнее, чем другим. При управлении многоквартирным домом необходимо находить баланс между необходимыми затратами, финансовыми возможностями жильцов и долгосрочными потребностями здания. Но как лучше всего управлять расходами квартирного товарищества и на какие статьи затрат стоит обратить особое внимание?

Портал Kortermajaleht обратился в компанию VAU Haldus, предоставляющую услуги по управлению квартирными товариществами в Таллинне и его окрестностях. Исполнительный директор компании Ханно Лийва объяснил, как квартирное товарищество может оптимизировать свои расходы, каковы основные зоны риска, а также как и сколько средств следует откладывать в резерв.

Какие статьи расходов в квартирном товариществе являются самыми крупными и где на самом деле больше всего возможностей для оптимизации?

Оптимизация расходов квартирного товарищества — это не просто их сокращение. В хорошо управляемом доме продуманный ремонтный фонд, профилактическое обслуживание, грамотные договоры на оказание услуг и долгосрочное управление недвижимостью помогают снизить затраты на протяжении всего жизненного цикла здания и сохранить его стоимость.

Наибольший потенциал для оптимизации кроется в регулярном пересмотре условий договоров. Действующие контракты необходимо постоянно сравнивать с рыночными ценами.

Практика нашей компании предусматривает проведение новых тендеров каждые три года (особенно в сфере благоустройства и технического обслуживания), чтобы проверить соответствие существующих договоров реальным рыночным условиям. При оптимизации мы исходим не только из цифр одного бюджетного года, но и рассматриваем расходы товарищества в долгосрочной перспективе, оценивая затраты на весь жизненный цикл здания в целом.

В чем разница между сокращением расходов и их оптимизацией?

Важной частью финансового управления квартирным товариществом является управление рисками, то есть умение принимать решения, которые предотвратят гораздо большие расходы в будущем. Важно смотреть на долгосрочную базу расходов, например, на 20 лет вперед, и различать разумную экономию и бездумное урезание бюджета. Необходимо четко продумать, чего именно вы хотите достичь за счет сокращения расходов.

Разумная экономия (например, благоустройство): уборка подъездов 1 раз в неделю вместо 2 раз дает двукратную финансовую экономию. В долгосрочной перспективе это не наносит структурного ущерба зданию — меняется лишь визуальная составляющая, что можно компенсировать заказом более частой генеральной уборки коридоров или глубокой чистки полов. Уборка снега — это также сервисная услуга, объем которой можно сократить, если снизить собственные ожидания или если есть желание взять выполнение некоторых работ на себя.

Опасное сокращение (технические системы): экономия на обслуживании технических систем или самого здания всегда означает многократно большие расходы в будущем. Краткосрочная экономия в долгосрочной перспективе оборачивается значительно большими финансовыми потерями. Деньги, сэкономленные сегодня на обслуживании, позже обернутся в разы более дорогим аварийным ремонтом. Профилактическое обслуживание многоквартирного дома — одна из важнейших инвестиций в сохранение стоимости недвижимости.

Должно ли КТ ставить перед собой ежегодную цель по сокращению расходов?

Жесткая цель по сокращению расходов может привести к неверным решениям. Если ради достижения этой цели игнорируется важное обслуживание, это лишь мнимая экономия. Любое сокращение расходов должно быть осознанным выбором: нужно понимать, идет ли экономия за счет частоты услуг (например, уборки) или за счет безопасности дома, сохранения стоимости недвижимости и надежности работы технических систем.

Каким должен быть размер ремонтного фонда квартирного товарищества?

Новые дома (до 10 лет): ремонтный фонд квартирного товарищества должен составлять около 0,2 €/м² в месяц.

Более старые дома: ремонтный фонд квартирного товарищества должен составлять не менее 1,0 €/м² в месяц.

Пример для средней квартиры площадью 60 м²:

• В новом доме (0,2 €/м²) расходы на ремонтный фонд составляют 12 € в месяц или 144 € в год.

• В старом доме (1,0 €/м²) расходы составляют 60 € в месяц или 720 € в год.

Разница составляет 48 € в месяц. Для старого дома эта разница критически важна, так как здание нуждается в постоянном обновлении, а достаточный ремонтный фонд помогает сохранить стоимость недвижимости.

Что произойдет, если КТ будет держать ремонтный фонд на слишком низком уровне?

Если сумма в бюджете квартирного товарищества искусственно занижается, это рано или поздно приведет к ситуации, когда изношенное здание потребует крупных инвестиций, а у товарищества не будет накопленных средств. Это означает необходимость брать кредит, что влечет за собой процентные расходы, более сложное делопроизводство и зачастую более строгие требования при принятии решений.

Если товариществу нужен кредит — всегда ли выгоден более длительный срок кредитования и как планировать работы?

Заглядывая в будущее, стоит помнить, что досрочно погашенный кредит квартирного товарищества быстрее открывает возможность взять новый заем для следующих жизненно важных ремонтных работ.

Пример: предположим, что дом на 60 квартир (все квартиры около 60 м², всего 3600 м²) берет кредит в 100 000 € под 4% годовых.

При сравнении 25- и 30-летнего срока разница для владельца квартиры составляет всего 0,85 € в месяц. Однако при 30-летнем кредите банку в долгосрочной перспективе выплачивается в виде процентов более чем на 13 000 € больше, а здание на пять лет дольше остается под кредитной нагрузкой, что тормозит осуществление новых необходимых инвестиций.

• При 5-летнем кредите: платеж по кредиту за весь дом составляет около 1842 € в месяц. Расход на одну квартиру площадью 60 м² составляет около 30,70 € в месяц.

• При 25-летнем кредите: платеж по кредиту за весь дом составляет около 528 € в месяц. Расход на одну квартиру площадью 60 м² составляет около 8,80 € в месяц.

• При 30-летнем кредите: платеж по кредиту за весь дом составляет около 477 € в месяц. Расход на одну квартиру площадью 60 м² составляет около 7,95 € в месяц.

Целостный подход и отказ от фрагментарности: нужно смотреть на картину в целом — составить план работ на ближайшие 5 или 10 лет и выполнить всё сразу. Выполнение работ по частям всегда обходится дороже как из-за неэффективности заказа отдельных услуг, так и из-за постоянного роста цен на строительные работы вследствие инфляции. Системное планирование помогает снизить расходы на протяжении всего жизненного цикла здания.

Как часто следует сравнивать договоры и стоит ли поддерживать долгосрочное сотрудничество?

Сравнение договора не означает автоматическую смену партнера. В бизнес-модели нашей компании новые тендеры проводятся каждые 3 года, при этом наибольшее финансовое влияние оказывают услуги по благоустройству и техническому обслуживанию. Долгосрочные отношения с поставщиком услуг по управлению — это удобно, но регулярный мониторинг рынка дает уверенность в том, что договор действительно соответствует текущим рыночным условиям и исключает рост цен, вызванный «зоной комфорта».

Кроме того, мы рекомендуем товариществам раз в два года заказывать проверку технического обслуживания систем дома у независимого эксперта, который подтвердит, что работы выполняются в соответствии с требованиями.

Каковы основные финансовые риски квартирного товарищества?

Минимизация финансовых рисков квартирного товарищества начинается с грамотного управления рисками. Двумя главными угрозами являются недостаточное техническое обслуживание и страховые договоры с неполным покрытием.

Непредвиденные ремонтные работы, вызванные недостаточным обслуживанием, не покрываются страховкой. Если инженерные системы или части здания изнашиваются из-за длительного отсутствия ухода, страховая компания не возмещает возникший ущерб, и все расходы ложатся на плечи собственников.

Страховые договоры с неполным покрытием. Один из самых больших рисков — выбор страховки исключительно по цене. Например, стандартное страхование ответственности в обычных условиях действует только в отношении третьих лиц (например, прохожих или гостей). Если из-за прорыва трубы в гараже под домом затопит автомобили самих жильцов, обычная страховка ответственности не защитит владельцев квартир. Поэтому при заключении договоров мы привлекаем независимого эксперта, который действует в интересах товарищества, гарантируя наличие в договоре всех необходимых дополнительных видов защиты.

Каким должен быть размер резервного фонда КТ?

Закон о квартирных товариществах (KrtS) предусматривает создание резервного капитала в размере суммы ожидаемых общих расходов товарищества за один месяц. Как правило, этого достаточно.

Кризис ликвидности в многоквартирном доме обычно возникает не из-за малого размера резерва, а из-за недостаточной работы с должниками. Чтобы процесс не затягивался и резервы не истощались, КТ должно придерживаться следующего алгоритма:

• Через 7 дней после срока оплаты: первое уведомление, то есть напоминание.

• Через 14 дней после первого уведомления: второе уведомление (предупредительное письмо).

• Через 14 дней после второго уведомления: начало ускоренного судебного производства по платежному поручению (выгодный и быстрый способ подтверждения требования).

В вопросах задолженности крайне важна оперативность, и именно такую скорость реагирования мы предлагаем нашим клиентам в рамках управления недвижимостью.

Какая финансовая ошибка встречается у квартирных товариществ чаще всего?

Самая распространенная финансовая ошибка — экономия на текущем обслуживании здания ради снижения краткосрочных расходов, что неизбежно приводит к огромным затратам в будущем.

Собственникам квартир следует объяснить, что самый дешевый евро — это тот, который не пришлось тратить на устранение аварии. Поэтому регулярное обслуживание и превентивные инвестиции почти всегда обходятся дешевле, чем последующий аварийный ремонт.

Это критически важно, особенно для новых или недавно отремонтированных домов. Контрольный вопрос, который стоит задать себе каждому собственнику и члену правления: «Хочу ли я, чтобы мой дом выглядел так же и через 20 лет? Если да, то готов ли я нести регулярные расходы на обслуживание и ремонт, которые помогают сохранить стоимость недвижимости, и выбрать управляющую компанию, которая поможет мне это реализовать?»

Хорошая управляющая компания не просто оплачивает счета, а помогает квартирному товариществу принимать экономически верные долгосрочные решения. Системное управление недвижимостью означает, что решения принимаются не на основе бюджета одного года, а с учетом всего жизненного цикла здания.