KÜ kulud ja majanduskava: raamatupidaja selgitab erinevaid olukordi

Korteriühistu igapäevases majandamises võib tekkida olukord, kus raamatupidaja näeb arvet, mille alusel soovib juhatus teha näiteks 5000-eurose remondikulu. Arve ise on korrektne, töö on tehtud ja leping on olemas. Kuid tekib küsimus: kas see kulu oli ette nähtud ka korteriühistu kehtivas majanduskavas? Kas raamatupidaja peab seda ise kontrollima või vastutab selle eest juhatus?

Raamatupidaja ülesanne ei ole üldjuhul asendada KÜ juhatust ega otsustada, milliseid kulutusi ühistu tohib teha. Küll aga peab raamatupidamine olema korraldatud nii, et majandustehingud oleksid dokumenteeritud ja õigesti kajastatud. KÜ juhatusel on seadusest tulenev vastutus nii raamatupidamise korraldamise kui ka majanduskava koostamise ja selle muutmise vajaduse hindamise eest.  

Raamatupidamisfirma Kermarc juhataja Kersti Blieder aitab selgitada igapäevaseid olukordi, mis võivad korteriühistu töös ette tulla, ning seda, kus jookseb piir raamatupidaja ja korteriühistu juhatuse vastutuse vahel majandamiskulude kajastamisel.

Kes vastutab KÜ raamatupidamise korraldamise eest?

Korteriomandi- ja korteriühistuseaduse (KrtS) § 50 lg 1 ütleb väga selgelt:

Juhatus korraldab korteriühistu raamatupidamist. Seega ei lähe vastutus raamatupidamise eest automaatselt üle raamatupidajale või raamatupidamisbüroole lihtsalt seetõttu, et KÜ on raamatupidamise teenuse sisse ostnud. Kui KÜ kasutab välist raamatupidajat, jääb KÜ juhatusele seadusest tulenev kohustus korraldada raamatupidamine nõuetekohaselt. Raamatupidaja võib täita selle kohustuse praktilist osa, kuid see ei tähenda iseenesest, et juhatus vabaneb enda vastutusest.

Kas see tähendab, et raamatupidaja ei pea majanduskavast üldse midagi teadma?

Samuti mitte. Kui raamatupidaja ülesanne on ainult dokumentide põhjal tehingute tehniline sisestamine, ei saa temalt automaatselt nõuda sama kontrolli, mida teeb juhatus. Aga kui KÜ ja raamatupidaja vahelises lepingus on kokku lepitud näiteks: „Raamatupidaja kontrollib kuludokumentide vastavust majanduskavale ja eelarvele“, siis on raamatupidajale antud täiendav lepinguline ülesanne.

Korteriühistu raamatupidamisel on oluline RTJ 14 „Mittetulundusühingud ja sihtasutused“. RTJ 14 – 28 (c) käsitleb muu hulgas sihtotstarbeliselt finantseeritud projektide otseseid kulusid ning toob näitena sõnaselgelt välja korteriühistu remondivahenditest tehtud remondid.  

Raamatupidaja peab KÜ puhul teadma rohkemat, kui seda, et kas arvel on õige summa. Eriti oluline on remondifondi, reservkapitali ja muude sihtotstarbeliste tasude eristamine ning nende kasutamise korrektne kajastamine.

Mida KÜ raamatupidaja peab kindlasti teadma?

Raamatupidaja peab kindlasti eristama remondifondi laekumist ja remondikulu. Raamatupidaja võiks juhatusele selgitada vajaduse korral, milleks konkreetne raha on kogutud. See on eriti oluline sihtotstarbeliste tasude puhul. Nt remondifondi koguti 50 000 € ja remondifondist on tehtud 42 000 € ulatuses remondikulusid, siis peab ta oskama need raamatupidamises õigesti kajastada.  

RTJ 14 ütleb nii: Sihtotstarbeliste tasude kajastamine: Korteriühistule laekuvad remonditasud kajastatakse tuluna perioodis, mil toimub nende arvelt remontide tegemine. Tuluna kajastamiseni hoitakse laekunud tasusid ja vahendeid bilansi passivas tulevaste perioodide tuluna. Ehk siis, kui korteriomanikelt laekub 50 000 €, kajastatakse see bilansis passiva poolel. Kui ühistul tekib vajadus nt remontida katust, mille maksumus on 42 000 €, siis kajastatakse see kulu arve alusel tulemiaruandes kuluna ning samal perioodil tehakse kanne remondifondist tuluna.  

Järgmine näide: KÜ tellib katuse avarii-remondi

Katuselt tuleb vesi läbi ja juhatus tellib kiiresti töö. Arve on 4800 eurot. Juhatus võib mõelda: „See on ju remondikulu, paneme remondifondi.“ Raamatupidaja peab aga aitama hinnata, kuidas see kulu raamatupidamises õigesti liigitatakse ja millise sihtotstarbelise tasuga see seotud on. Remondiks loetakse reeglina sellist kulu, kui midagi reaalselt parandatakse. Hoolduse alla käib kulu siis, kui ennetavalt tellitakse töö, et katus säiliks kauem.  

Kulude kajastamisel peab saama aru, kas tegemist on tavapärase hoolduse, remondi või suurema parendustööga.  

Kui remondifondist jääb raha üle?

KÜ kogus fassaadi remondiks 30 000 eurot, kuid aasta lõpuks on töid tehtud 22 000 euro eest. Juhatus võib öelda: „Meil on remondifondis 8000 eurot alles.“

Siin peaks selgitama, mida see 8000 eurot raamatupidamises tegelikult tähendab. Sihtotstarbelise remonditasu puhul ei ole kogu laekunud summa automaatselt selle perioodi tulu – RTJ 14 § 12 seob sihtotstarbeliste tasude tuluna kajastamise seotud kulude tekkimisega. See on näide sellest, miks juhatus ei peaks ise otsustama ainult pangakonto saldo järgi, kui palju remondifondis raha on.

Kui KÜ ostab uue muruniiduki või lumepuhuri

KÜ ostab näiteks 2500 euro eest seadme, mida hakatakse kasutama maja territooriumi hooldamisel. Juhatus võib küsida: Kas see on hoolduskulu, majanduskulu või põhivara?

Kersti Blieder selgitab: „Siin ongi raamatupidajal oluline roll. Raamatupidaja peab tundma KÜ arvestuspõhimõtteid ja oskama hinnata, kas tegemist on tavapärase kuluga või varaga, mis tuleb arvestusse võtta teistsugusel viisil. Üldjuhul ei ole ühistul põhivara. Kuid on olnud ka selliseid olukordi, kus juhatus ütleb raamatupidaja ette, et see on põhivara ja amortiseerime selle x aasta jooksul.  

On tulnud ette, et mõned ühistud on soetanud mururoboti. See finantseeriti nii, et elanikelt koguti paari kuuga niiduki maksumus tagasi. Niiduki ost kajastatakse heakorrakulude all ja elanikelt laekunud summad heakorra tulude all tulemiaruandes.“

Kui KÜ maksab töö eest juhatuse liikmele

Juhatuse liige teeb suvel maja juures väiksemaid hooldustöid ja KÜ maksab talle selle eest 300 eurot. Siin ei piisa sellest, et juhatus ütleb, et paneme hoolduskuludesse. Kindlasti tuleb vaadata, mis alusel tasu makstakse, milline dokument seda tõendab ning kuidas tuleb väljamakse maksuarvestuses käsitleda.

Kui juhatuse liige teeb lisaks oma juhatuse liikme ülesannetele KÜ heaks muid töid, tuleb need tööülesanded ja nende eest makstav tasu juhatuse liikme tasust eristada. Sõltuvalt töö iseloomust ja kokkuleppest võib selleks olla näiteks töölepingu või võlaõigusliku lepingu alusel makstav tasu. Maksustamine sõltub konkreetsest suhtest ja väljamakse liigist.

Majanduskava koostamisel ei vaadata ainult ühte konkreetset remondi- või hoolduskulu. Kersti Blieder sõnul küsivad ühistud sageli ka seda, millised tulud ja kulud peaksid majanduskavas kajastuma ning kas sinna tuleks lisada näiteks kommunaalkulud. Ta toob selle kohta ka ühe näite: „Majanduskava koostamisel on küsitud millised tulud ja kulud sinna panema peab ja kas kõik kulud, nii kommunaalmaksed, kui ka siht- ja mittesihtostarbelised. Mina olen soovitanud lisada kõik summad. Talvel sain telefoni otsa Swedbanki laenuhalduri ja tema küsis, kas peab panema kommunaalmakseid majanduskavasse. Laenutaotluses nad seda uurivad. Mina vastasin, et mina soovitan panna ja panga esindaja oli sellega päri, et nii see võiks olla jah. Korto haldustarkvaraga on majanduskava koostamine imelihtne. Kui on programmis olemas juba kogu aasta andmed, siis ühe nupu vajutusega on kava olemas. Vastavalt vajadusele saab siis andmeid täiendada.“

‍

Kermarc Raamatuoidamisteenused OÜ pakub raamatupidamisteenust ka korteriühistutele. Vajadusel aitab raamatupidaja juhatusel selgitada, kuidas kajastada remondifondi, majandamiskulusid ja muid KÜ igapäevaseid tehinguid. Lisaks on kodulehel ka blogi. Eesmärk on, et raamatupidamine oleks korras ja juhatusel oleks oma maja rahaasjadest selge ülevaade. Kontakt: www.kermarc.ee, tel 5034410, e-post info@kermarc.ee