Sularahamaksed korteriühistus võivad tekitada segadust ja keerukust raamatupidamises, kuna neid on raskem jälgida kui pangamakseid. Isegi kui sularahamakseid tehakse harva, tuleb need alati korrektselt dokumenteerida. Peab kontrollima, et iga sularahamakse oleks fikseeritud, kas arve või kassa tšekiga, ning et kõik summad oleksid kajastatud kassapäevikus. Samuti on oluline paigaldada selged reeglid sularaha kogumise ja tasumise kohta, et vältida võimalikke vigu.

Ideaalis peaks ühistu püüdma minimeerida sularahamakseid ja eelistama pangaülekandeid, kuna need on lihtsamini auditeeritavad ja läbipaistvad. Kui aga sularahamakseid ei saa vältida, tuleb need hoolikalt arvestusse võtta.

Küsimus raamatupidajale: Kuidas saab korteriühistu tagada, et kõik sularahamaksed oleksid korrektselt kajastatud ning ei tekitaks probleeme auditeerimisel?

Vastab Gunita OÜ:  

Kui korteriühistu liikmel on väga vaja sularahas makseid teha, siis esmalt võiks ikkagi vajadusel pakkuda vanematele inimestele, et nad teeksid otsekorraldused pangas*. Nii laekub igakuiselt kasvõi kindel summa ning siis, kui on näha suuremad summade muudatused, kasvõi aastas korra, aidatakse neil need korrigeerida ning nad saaksid ilma võlgadeta jätkata.  

Kui teenusepakkuja soovib sularahas arve tasumist, siis tuleks ettevõttele (ühistule) kaart muretseda ja selle abil saab sularaha välja võtta ning tasuda. Kindlasti tuleb küsida teenusepakkujalt arvet ja sinna tuleb ka kindlasti ära märkida, et tegemist on sularaha arvega.  

Korteriühistu peaks arvestama, et sularahatehingutega võivad tekkida nii lisakulud kui ka riskid. Näiteks võib pank võtta sularaha väljavõtmisel lisatasu, mis suurendab kulusid ja muudab rahahalduse keerulisemaks.

Risk võib tekkida olukorras, kus raamatupidaja või mõni ühistu liige kasutab ühistu sularaha oma tarbeks, mida on ka varasemalt juhtunud. Lisaks võib juhtuda, et kuu lõpuks ei jõuta raha kontole tagasi kanda, ning inimene, kes tasus sularahas, muutub võlglaseks. Tekivad arusaamatused: kellele maksti, kui palju ja miks ei ole see info koos summadega edastatud.  

Gunita OÜ on alates 2006. aastast hoolitsenud ettevõtete ja korteriühistute raamatupidamise eest üle Eesti. Firma pakub personaalseid lahendusi, arvestades iga kliendi eripära ja vajadusi. Teenused hõlmavad kõike alates raamatupidamise sisseseadmisest kuni majandusaasta aruande koostamiseni, andes kindlustunde, et arvud on korras ja protsessid sujuvad. Toetame ka personali küsimustes ja koostame lepinguid ning aitame vormistada ametijuhendeid.  Vaata kontakte siit.

Kortermajalehe kommentaar*: Kuna pankade pakutavad teenused ja tingimused võivad erineda, on mõistlik uurida oma pangast, millised otsekorralduse või automaatmaksete lahendused on korteriühistule ja selle liikmetele kättesaadavad.