Paljud ühistud küsivad: kust alustada korteriühistu renoveerimise protsessi ja kuidas leida sobiv konsultant? Siin on praktiline ülevaade, mida oodata ja kuidas protsess välja näeb.

Esmalt- miks on konsultant üldse vajalik? Tehniline konsultant aitab korteriühistut läbi mitmetahulise ja üsna bürokraatliku protsessi. Ilma tema abita võib projekt venida, ühistu ei pruugi toetust saada või tehtud töö või ettevalmistus võib vajada uuesti tegemist.

Lisaks on KredExi renoveerimistoetuste puhul tehnilise konsultandi kaasamine tavaliselt kohustuslik. Seega on mõistlik kaasata ta juba protsessi alguses.

Samm 1: ühistu huvi ja esmane otsus – kuidas panna alus edule

Iga suur muutus algab lihtsa küsimusega: kas meie maja vajab uuendamist ja kas oleme valmis sellega tegelema? Kuigi see tundub lihtne, on just esimene samm sageli kõige raskem. See eeldab juhatuselt initsiatiivi, info kogumist ja arutelu käivitamist elanike seas.

Mõnes ühistus on valmisolek suur, teises takistavad otsust hirmud: kas see on kallis, kas tuleb võtta laenu, kas remont kestab liiga kaua? Seepärast on oluline, et juhatus võtaks aega teadlikkuse loomiseks ja avatud vestlusteks.

Kuidas arutelu käima lükata?

Parim viis huvi tõstmiseks on korraldada aruteluõhtu või infotund, kuhu kutsutakse:

• Maja juhatus

• Tehniline konsultant, kes saab aidata sisulises ja tehnilises arutelus.

• Mõni renoveerimise juba läbi teinud ühistu juhatuse liige, kes saab rääkida oma kogemusest

Infotund või üldkoosolek, kus teemat arutatakse, ei pea olema liiga tehniline – piisab selgest ülevaatest:

• Mis on maja hetkeolukord (näiteks küttesüsteem ja välistarindite seisukord, soojustus või selle puudumine, küttekulud jmt)? Hinnangu aluseks võib võtta varem teostatud auditid.

• Millised tööd oleksid võimalikud?

• Mis see tähendab ühistule ajaliselt ja rahaliselt?

• Milliseid toetusi või rahastamisvõimalusi on olemas (nt KredExi 30–50% toetus)?

• Milliseid kohustusi ühistu liikmed peavad võtma? (nt laen)

Mida rohkem infot, seda vähem vastuseisu. Kui elanikud saavad protsessist aru ja neid kuulatakse, tekib kergemini ühine suund. Eriarvamused ja küsimused on loomulik osa otsustamisest.

Esimene samm ei tähenda veel suuri kohustusi. Näiteks võib juhatus saada volituse teha eeltööd ja alustada koostööd tehnilise konsultandiga.  

Juba enne esimest kohtumist tehnilise konsultandiga võiks ühistu koguda lisainfot, et teha teadlikumaid otsuseid edasise tegevuskava kohta.
See ei tähenda veel ehitustööde alustamist ega laenu võtmist, vaid loob võimaluse koguda olulisi taustandmeid (näiteks tellida energiaaudit või hoone seisukorra hinnang). Nende abil saab ühistu koos konsultandiga edasi liikuda selgema ja realistlikuma plaaniga.  

Samm 2: sobiva tehnilise konsultandi leidmine -  kuidas valida õigesti?

Kui ühistu on andnud juhatusele rohelise tule alustada renoveerimisprojekti ettevalmistust, on järgmine samm leida usaldusväärne ja pädev tehniline konsultant. See inimene või ettevõte on ühistu „parem käsi“ kogu teekonna vältel – alates esmastest hinnangutest kuni ehituse lõpuni välja koos lõpparuandlusega EIS-ile. Seepärast tasub konsultandi valikule läheneda teadlikult, mitte lihtsalt kõige odavama pakkumise põhjal.

Kuidas alustada konsultandi otsingut?

Esimene koht, kuhu vaadata, on KredExi koduleht, kus on avaldatud nõuetele vastavate tehniliste konsultantide nimekiri. Nimekirjas olevad konsultandid vastavad teatud kutsekvalifikatsiooni nõuetele ja neil on õigus esindada ühistut rekonstrueerimisprotsessis toetuse saamiseks.  

Kuidas valida ja võrrelda?

Soovitatav on pöörduda vähemalt kahe-kolme erineva konsultandi või büroo poole. Nii saad võrrelda:

• suhtlusstiili,

• kogemusi sarnaste majadega,

• konsultantide hinnapakkumiste ülesehitust,

• ning esmast professionaalset muljet.

Hea praktika on paluda esimeses hinnangus, et konsultant lühidalt kommenteeriks:

• kuidas ta hindab teie maja olukorda,

• milliseid töid ta soovitaks,

• milliseid projekte on ta varem teinud (kas on näiteks 1970ndate tellismajade või 1980ndate paneelelamutega kogemust, või hoopiski kogemus kõrghoonest, kus on omajagu lisanõuded Päästeameti poolt).

Tihti näitab taoline suhtlus algusfaasis, kas konsultant oskab kuulata, seletada ja mõelda kaasa ja kas koostöö võiks sobida.

Mida tasub pakkumise puhul tähele panna?

Pakkumised võivad olla väga erineva ülesehitusega. Võrreldes erinevate konsultantide pakkumisi, tasub kindlasti küsida ja täpsustada vajadusel nende sisu. Lühemalt ja lihtsamini koostatud konsultandi hinnapakkumine ei pruugi olla puudulikum detailsemast. Renoveerimine on pikk ja keerukas protsess ning oskus esitleda hinnapakkumist või muid dokumente lihtsalt ja selgelt on samuti professionaalsuse tunnus.  Täpse töömahu saab ühistu konsultandiga kokku leppida. Kui enamus tegevusi on n-ö kohustuslikud, siis mõningal määral saab siiski valida: nt kas konsultant aitab läbi viia veel vajalikke üldkoosolekuid lõpliku rekonstrueerimisotsuse vastu võtmiseni või korraldab seda ühistu ise; kas konsultant esindab ühistut rekonstrueerimisprotsessis täielikult, nt suhtleb pangaga ja taotleb pangast laenu konsultant või teevad seda ühistu juhatuse liikmed ise; kas konsultant viibib ehitusperioodil tellija esindajana ehituskoosolekutel nt 1x nädalas või ainult 1x kuus, mil seega jääb süvenenum tähelepanu ehituse üle ühistu ja omanikujärelevalve kanda. KredExi kodulehel on ka tehnilise konsultandi hinnapäringu vorm.  

Enne vormi saatmist võiks esitada konsultantidele lisaküsimusi. Nii saab juhatus paremini hinnata, millised teenused on tegelikult vajalikud ja milline paindlikkus on võimalik.

Nõuanded hea konsultandi leidmiseks:

• Küsi soovitusi teistelt ühistutelt – renoveerimise juba läbi teinud maja juhatus teab, kelle teenusega nad jäid rahule.

• Kui saad pakkumise ja midagi jääb arusaamatuks, küsi kohe selgitust.

• Pööra tähelepanu suhtlusele – kui konsultant ei vasta kirjadele, hilineb sageli või räägib väga tehnilises keeles, võib see hiljem tekitada arusaamatusi.

• Hinda kogemust konkreetse hoonetüübiga – korterelamud,  erinevad tüüpprojektid, võivad vajada eriteadmisi.

Kuigi KredEx ei nõua enam tehnilise konsultandi võrdlevat hanget, tasub pakkumisi siiski küsida- see tagab ühistus läbipaistvuse ja aitab leida parima koostööpartneri. Konsultandi valikul pole hind ainus kriteerium: tähtis on ka usaldusväärsus, koostöövalmidus ja suhtlus, sest koostöö võib kesta mitu aastat. Hea konsultant aitab vältida vigu, hoiab dokumentatsiooni korras ja juhendab ühistut kogu protsessi vältel.

Samm 3: leping ja koostöö alustamine

Kui korteriühistu on leidnud sobiva tehnilise konsultandi, algab sisuline koostöö. Konsultandiga lepingu sõlmimine ei ole lihtsalt allkiri paberil, vaid kokkulepe ühistu ja spetsialisti vahel, et hakata koos juhtima pikka ja keerukat protsessi. Lepingus määratakse kindlaks konsultandi kohustused ja töötasu. Seetõttu tasub lepingusse süveneda ning vajadusel küsida selgitusi konsultandilt või nõu juristilt. EIS-i kodulehel on olemas näidis konsultandiga sõlmitavast lepingust. Ühistu ja konsultant saavad soovi korral pidada läbirääkimisi ning võtta näidislepingust üle endale üksnes olulisemana tunduvad punktid.  

Etapiline koostöö – miks see on hea?

Tüüpiline praktika on etapiline leping, mis jagab kogu konsultandi töö mitmeks loogiliseks osaks. See annab ühistule parema kontrolli ja võimaluse hinnata iga etapi järel, kuidas töö edeneb ja kas ollakse rahul.

Näide tavalisest etapilisest koostööst:

1. Esialgne analüüs ja audit – hoone tehniline audit või energiaaudit, mille alusel tehakse kindlaks hoone seisukord ning prioriteetsed parendused.

2. Renoveerimiskava koostamine – põhineb auditite või uuringute tulemustel, kui need olid vajalikud, sisaldab lahendusi, maksumust, säästupotentsiaali ja soovituslikke samme.

3. Toetuse taotluse koostamine – KredExi (või mõne muu asutuse) taotluse vormistamine, koos lisadokumentidega.

4. Projekteerimise korraldamine – arhitekti või projekteerija kaasamine, vajadusel eskiisprojekt või tööprojekt.

5. Ehitushanke korraldamine ja ehituse periood.

Iga etapp lõppeb kindla vahetulemusega – nt audit, renoveerimiskava või valmis taotlus – mis annab ühistule vahekokkuvõtte ja võimaldab järgmisse faasi edasi liikuda. Projekteerimise faasis tasub tugevat rõhku pöörata projekti sisule ning konkreetse ühistu eripäradele. On ju eesti keeleski vanasõna, et üheksa korda mõõda ning üks kord lõika. Hea ja tugev projekt tagab hilisemas protsessis eduka rekonstrueerimise.

Hea tehniline konsultant ei ole lihtsalt dokumentide täitja, vaid ka nõustaja ja juht, kes:

• jälgib olulisi tähtaegu (nt toetusvoorude lõpp, hanke tähtajad),

• aitab juhatusel teha otsuseid tehniliste küsimuste osas,

• suudab elanikele arusaadavalt selgitada valikuid ja vastata küsimustele.

Just projektijuhi roll on sageli hindamatu väärtusega – eriti juhatuste puhul, kellel pole varasemat kogemust renoveerimisprojektide või ehitusprotsessiga.

Hea koostöö algab ausast suhtlusest

Lepingu sõlmimine on sobiv hetk rääkida ausalt ootustest mõlemalt poolt. Kas ühistu ootab tihedat infovahetust ja iganädalast aruandlust? Või piisab kord kuus kohtumisest ja vahearuandest? Kas konsultant saab vajadusel elanike ees esineda või aidata üldkoosolekul küsimustele vastata? Varem kokkulepitud ja läbi räägitud punktid vähendavad  hilisema segaduse võimalusi.

Mida ühistu peaks enne valmis otsima?

Selleks, et koostöö sujuks, peaks ühistu tegema veidi eeltööd – näiteks koguma kokku olemasolevad hoonedokumendid: projektid, varasemate remontide info ja tehnilised joonised, kui need on alles.  

Lisaks tasub arvestada, et isegi kui hetkel tundub kõik rahulik, hakkavad küsimused ja arvamused renoveerimise teemal kasvama siis, kui projekt muutub reaalseks. Mida paremini elanikud on kaasatud ja informeeritud, seda vähem on hilisemaid üllatusi.

Kokkuvõtteks

Hästi valitud tehniline konsultant võib säästa ühistule palju raha ja aega. Tehnilised konsultandid oskavad varakult märgata, millised ehituslikud probleemid võivad hiljem kalliks maksma minna või kuidas toetuste reegleid kõige paremini täita. Samuti on neil sageli lai võrgustik ja koostöökogemus  teiste erialaspetsialistidega - näiteks projekteerijate või omanikujärelvalvega, mis teeb kogu protsessi ühistu jaoks lihtsamaks. Selleks, et konsultant saaks teha head tööd, väärib rõhutamist ka juhatuse enda aktiivne osalemine protsessis – liigne otsustamatus, venitamine või n-ö juuksekarvade lõhki ajamine juhatuse poolt niigi pikas protsessis võib konsultandile ja koostööle demotiveerivalt mõjuda. Seepärast peavad ka juhatuse liikmed olema aktiivsed ja nõudlikud - seda mh enda suhtes.

Tehniliste konsultantide nimekiri