Korteriühistute igapäevatöös on väga oluline, et kogu teave ja suhtluskanalid oleksid läbipaistvad, turvalised ja kergesti kättesaadavad. Sageli on aga reaalsus teine - juhatuse liige kasutab oma isiklikku meiliaadressi ühistu kirjavahetuseks, vahel isegi hoiab enda arvutis ühistu dokumente, millele teistel juhatuse liikmetel või korteriomanikel puudub ligipääs. Selline korraldus ei ole lihtsalt ebapraktiline, vaid võib viia ka juriidiliste ja infokaitseliste probleemideni.
Ühistu meiliaadress ei peaks olema isiklik kontakt
Kui ühistu ametlik kontakt on juhatuse liikme isiklik e-posti aadress (nt mari.kuusk@gmail.com), tekib mitmeid segaseid olukordi:
- Kui juhatuse liige vahetub, kaob ühistu jaoks ligipääs kogu eelnevale kirjavahetusele.
- Isiklikku aadressi ei saa juriidiliselt kontrollida ega arhiivida, sest see ei kuulu ühistule.
- Andmed ja teave (sh võlglaste nimekirjad, teenusepakkujate lepingud, ehitusprojektid) võivad jääda endise juhatuse liikme valdusesse, ilma et uus juhatus saaks seda kasutada.
- Korteriomanikud ei tea, kelle poole pöörduda, kui isiklik meiliaadress ei ole enam aktiivne.
Ühistu info peab kuuluma ühistule kui juriidilisele isikule
Korteriühistu ei ole juhatuse liikme isiklik ettevõtmine – see on ühine organisatsioon, millel on oma dokumentatsioon, kontaktid ja tegevusajalugu. Seetõttu peavad kõik olulised kontaktid, andmed ja suhtlusvahendid kuuluma ühistu kasutusse ja kontrolli alla. Juhatus on korteriühistu juhtorgan, kes esindab ja juhib korteriühistut ning peab korraldama dokumentide säilitamist. Kui aga osad dokumendid on juhatuse liikme isiklikul e-posti aadressil, ei pruugi see olla võimalik.
- E-postiaadress võiks olla ühistu nimega seotud (nt juhatus@sinine23.ee või sinine23@gmail.com)
- Kirjavahetus peaks toimuma ühisomandis oleva e-postkasti kaudu, kuhu on ligipääs juhatuse liikmetel. See on soovitatav hea juhtimistava ja läbipaistvuse huvides.
- Juhatuse vahetudes- failid, lepingud ja arutelud peavad olema arhiivitud ja edastatavad uuele juhatusele.
- Ametlikud kontaktid peavad olema teada kõigile korteriomanikele, mitte vaid juhatuse sees
Turvalisus ja andmekaitse
Isiklike meiliaadresside kasutamine tähendab seda, et juhatuse liikme isikliku elu ja tööasjadega seotud info võib seguneda ühistu dokumentidega. See on ohtlik näiteks järgmistes olukordades:
- Andmekaitse rikkumine - kui võlgniku või teenusepakkujaga seotud info on saadetud isiklikku postkasti, ei saa ühistu garanteerida selle kaitset.
- Ligipääsu kaotus - kui isiklik aadress suletakse või juhatuse liige ei soovi infot jagada, ei pääse ühistu enam vajaliku info juurde.
- Õiguslik vaidlus - vaidluse korral ei saa kindlaks teha, kas info jäi kaduma juhatuse liikme isikliku otsuse või tehnilise vea tõttu.
Mida teha olukorra parandamiseks?
- Loo ametlik meiliaadress: registreeri ühistule sobiva nimega aadress (nt kortermaja12@gmail.com või veel parem, oma domeen @ühistu.ee).
- Määra postkastile mitu kasutajat: nii on tagatud, et juhatuse vahetudes jääb info kättesaadavaks.
- Teavita korteriomanikke ametlikust kontaktist: avalda see teadete tahvlil, koosoleku protokollis ja äriregistris.
- Kolige failid pilve: kasutage näiteks Google Drive’i, Dropboxi või mõnda muud keskkonda, kus kõik vajalikud dokumendid on juhatusele ühises ligipääsus.
- Määrake selged reeglid: lisage põhikirja või juhatuse kodukorda punkt, et ametlik suhtlus toimub ainult ühistu e-posti teel.
Ühine Gmaili aadress on väga praktiline korteriühistule ja juhatusele. Kui ühistul pole veel eraldi ühistu emaili aadressi, siis saab gmaili konto teha lihtsalt, kui lähed lehele: https://accounts.google.com/signup
