В повседневной работе квартирных товариществ очень важно, чтобы все информационные и коммуникационные каналы были прозрачными, безопасными и легкодоступными. Однако часто в реальности все обстоит иначе: член совета директоров использует свой личный адрес электронной почты для совместной переписки, иногда даже хранит кооперативные документы на своем компьютере, к которым другие члены правления или владельцы квартир не имеют доступа. Такая договоренность не только непрактична, но и может привести к юридическим проблемам и проблемам защиты информации.

Адрес электронной почты кооператива не должен быть личным контактным лицом

Если официальным контактным лицом кооператива является личный адрес электронной почты члена правления (например, mari.kuusk@gmail.com) возникает ряд запутанных ситуаций:

• В случае смены члена правления кооператив теряет доступ ко всей предыдущей переписке.

• Личный адрес не может быть юридически подтвержден или заархивирован, поскольку он не принадлежит кооперативу.

• Данные и информация (включая списки должников, контракты поставщиков услуг, строительные проекты) могут оставаться в распоряжении бывшего члена совета директоров и не могут быть использованы новым советом директоров.

• Владельцы квартир не знают, к кому обратиться, если личный адрес электронной почты больше не активен.

Информация о кооперативе должна принадлежать кооперативу как юридическому лицу

Квартирное товарищество — это не личное предприятие члена правления, а совместная организация со своей документацией, контактами и историей деятельности. Поэтому все важные контакты, данные и средства связи должны находиться в распоряжении и под контролем кооператива. Правление является руководящим органом квартирного товарищества, который представляет и управляет квартирным товариществом и должен организовать хранение документов. Однако, если некоторые документы находятся на личном электронном адресе члена правления, это может оказаться невозможным.

• Адрес электронной почты может быть связан с названием кооператива (например, juhatus@sinine23.eeили же sinine23@gmail.com)

• Переписка должна осуществляться по совместно находящемуся в совместном владении почтовому ящику, доступному для членов Совета. Это рекомендуется в интересах надлежащего управления и прозрачности.

• Обмен файлами совета директоров, контрактами и обсуждениями необходимо архивировать и переслать новому совету.

• Официальные контакты должны быть известны всем владельцам квартир, а не только членам совета директоров

Безопасность и защита данных

Использование личных адресов электронной почты означает, что информация, касающаяся личной жизни и рабочих дел члена правления, может быть смешана с документами кооператива. Это опасно, например, в следующих ситуациях:

• Нарушение защиты данных — если информация, относящаяся к должнику или поставщику услуг, отправляется на личный почтовый ящик, кооператив не может гарантировать ее защиту.

• Потеря доступа — если личный адрес закрыт или член правления не захочет делиться информацией, кооператив больше не будет иметь доступа к необходимой информации.

• Юридический спор — в случае возникновения спора невозможно определить, была ли информация утеряна из-за личного решения члена совета директоров или технической ошибки.

Что делать, чтобы исправить ситуацию?

1. Создайте официальный адрес электронной почты: зарегистрируйте адрес с соответствующим названием кооператива (например, kortermaja12@gmail.comили, что еще лучше, ваш собственный домен @ühistu .ee).

2. Назначьте почтовому ящику нескольких пользователей: это гарантирует, что информация останется доступной при смене доски.

3. Сообщите владельцам квартир об официальном контакте: опубликуйте его на доске объявлений, в протоколе собрания и в торговом реестре.

4. Переместите файлы в облако: используйте, например, Google Drive, Dropbox или любую другую среду, где все необходимые документы находятся в общем доступе к доске.

5. Установите четкие правила: включите в устав или правила процедуры правления пункт о том, что официальное общение осуществляется только по электронной почте кооператива.

Обычный адрес Gmail очень удобен для квартирного товарищества и совета. Если у кооператива еще нет отдельного кооперативного адреса электронной почты, то создать учетную запись gmail можно, просто перейдя на страницу:https://accounts.google.com/signup

‍