Raamatupidaja vastab

Lugeja küsib:
Pärast juhatuse vahetust selgub, et on vajalik vahetada ka raamatupidamist, kuid uuele teenusepakkujale selgub, et osa dokumente, lepinguid või selgitusi varasemate otsuste kohta on puudu või ebaselged. Millest peaks uus juhatus raamatupidamise ülevaatamisel alustama ja millist infot saab raamatupidaja aidata taastada.

‍

Gunita oü juhataja vastab:

Üldjuhul peaks raamatupidamisteenuse osutaja olema korteriühistu ja juhatuse suhtes kindlasti sõltumatu kolmas osapool. Ta teeb koostööd juhatusega sõltumata sellest, kes parasjagu juhatuse liikmed on.

Siiski võib ette tulla olukordi, kus teenust osutab üksikettevõtja ning hiljem selgub, et tegemist on ka seotud osapoolega või on teenusepakkuja valitud ühepoolselt, siis see ühepoolsus võib kajastuda ka raamatupidamises. Sellisel juhul peaksid korteriomanikud kindlasti olukorrale tähelepanu pöörama, küsimusi esitama ja tausta uurima.

Kui raamatupidamise vahetuse korral, ülevaatamisel selgub, et esineb olulisi vigu, tasub esmalt pöörduda selgituste saamiseks endise raamatupidaja poole. Kui koostöö ei õnnestu ning on tekkinud tõendatav kahju, võib kaaluda kahju hüvitamise nõude esitamist, sealhulgas vigade parandamisega seotud kulude hüvitamist.

Kogemusele tuginedes, ollakse kahjuks sageli ükskõiksed selle suhtes, kes korraldab ühistu igapäevaseid raamatupidamise tegevusi ja finantsasju. Probleemide ilmnemisel hakatakse süüdlast otsima, kuid selleks ajaks võib olukord olla juba tõsine. Seetõttu soovitan valida raamatupidamisteenuse pakkuja, kus töötab rohkem kui üks raamatupidaja. Nii on võimalik ka raamatupidamise firmas riske paremini hajutada ning tagada teenuse järjepidevus korteriühistule.

Kui ühistu poolt on endisele raamatupidajale dokumendid saadetud e-posti teel ja kasutatakse ühistu ametlikku e-posti aadressi, on võimalik selle kaudu kirjavahetus taastada. Samuti on oluline, et ühistu e-posti aadressile oleks ligipääs rohkem kui ühel juhatuse liikmel. Kui e-posti on kasutatud erinevates arvutites, võib vajalikku infot leiduda ka seal, näiteks alla laaditud dokumentide kujul.

Kui juhatuse vahetudes vajalikud dokumendid, lepingud või varasemate otsuste selgitused puuduvad, tuleb esmalt kaardistada olemasolev dokumentatsioon ning kutsuda vajadusel kokku korteriomanike koosolek. Seal saab arutada, millised otsused on tehtud, milliseid dokumente on võimalik taastada ning kas varasemad otsused jäävad kehtima või vajavad muutmist.

Vähemalt kord aastas peaks iga korteriomanik tundma huvi majandusaasta aruande ja ühistu finantsseisu vastu. Korteriomanikul on õigus tutvuda aruande ja selle aluseks olevate andmetega. Vajadusel võib dokumente küsida nii paberil kui ka e-posti teel.

Paljud ühistu liikmed ütlevad, et nad ei saa aru raamatupidamise numbritest, kuid alati tasub juhatuselt ja raamatupidajalt julgelt küsida nende sisu ja selgitusi. Küsimusi võib esitada koosolekul või saata need eelnevalt e-posti teel raamatupidajale. Nii saab raamatupidaja vastused ette valmistada ning vajadusel selgitada neid koosolekul ilma konkreetset küsijat välja toomata. See võib julgustada rohkem inimesi küsimusi esitama.

Iga raamatupidamisteenuse osutamise kohta peab olema sõlmitud kirjalik leping ning see peab olema säilitatud ühistu dokumentide hulgas. Ideaalis on ühistul olemas kindel koht või ruum, kus olulisi dokumente turvaliselt säilitatakse.

‍

Gunita OÜ on alates 2006. aastast hoolitsenud ettevõtete ja korteriühistute raamatupidamise eest üle Eesti. Ettevõte pakub personaalseid lahendusi, arvestades iga kliendi eripära ja vajadusi. Teenused hõlmavad kõike alates raamatupidamise sisseseadmisest kuni majandusaasta aruande koostamiseni, andes kindlustunde, et arvud on korras ja protsessid sujuvad. Firma toetab ka personali küsimustes ja koostab lepinguid ning aitab vormistada ametijuhendeid.  Vaata kontakte siit.