Korteriühistu juhatuse ülesanne ei ole ainult suhtlemine elanike ja teenusepakkujatega, juhatus peab ka hoolitsema selle eest, et raamatupidamine ja dokumendid oleksid korras ning vastaksid seadustele.

Paljud dokumentide ja raamatupidamisega seotud probleemid ei teki pahatahtlikkusest, vaid tihti lihtsalt teadmatusest. Sageli ei teata, kelle ülesanne on miski teha, milliseid dokumente peab alles hoidma või kuidas kulud õigesti kirja panna. Tegelikult ei ole see kõik väga keeruline, lihtsalt oluline on, et töö oleks korrapärane, info liiguks ning kõik oleks aus ja läbipaistev.

Kes mille eest vastutab?

Oluline on mõista, et raamatupidaja ei tee otsuseid. Tema töö on kajastada korrektset ja dokumenteeritud teavet – aga see info peab temani jõudma juhatuselt. See tähendab, et lepingud, arved, protokollid, eelarved ja otsused peavad olema olemas, allkirjastatud ja loogiliselt arhiveeritud. Ilma dokumentideta ei saa raamatupidamine olla korrektne ega seaduslik.

Praktikas näeb tihti, et juhatus eeldab, et raamatupidaja tegeleb kõigi dokumentidega, raamatupidaja aga ootab juhatuselt korrektseid dokumente ja otsuseid, arveid ja informatsiooni. Tegelikult peab info liikuma pidevalt mõlemas suunas. Juhatus annab dokumenteeritud info, raamatupidaja kajastab selle õigesti raamatupidamises ning saab juhatusele pakkuda asjakohaseid aruandeid ja majanduslikku teavet.  

Kui juhatus korraldab dokumentatsiooni osa hästi, saab raamatupidaja teha oma tööd kiiresti ja korrektselt.

Milliseid arveid, dokumente peab säilitama juhatus

Vastutus dokumentide säilitamise eest lasub juhatusel. Raamatupidamise seaduse kohaselt peab raamatupidamiskohustuslane (KÜ korral juhatus) säilitama dokumente 7 aastat.  

Paljudel raamatupidamisteenuste pakkujatel on dokumentide säilitamine lisateenusena. See peab olema siis ka tellitud ja selgelt lepingus fikseeritud. Juhatus ei saa ilma kokkuleppeta eeldada, et raamatupidaja hoiab dokumente.

Isegi kui dokumentide säilitamine on delegeeritud, vastutab juhatus lõplikult selle eest, et dokumendid oleksid vajaduse korral kättesaadavad ja vastaksid seaduslikele nõuetele.

Raamatupidaja näeb sageli, et dokumente säilitatakse (kui üldse säilitatakse) väga juhuslikult. Üks protokoll ühe juhatuse liikme arvutis, teine teise arvutis, mõni e-kirjade jada manuses. Selline viis dokumente säilitada ei ole kõige efektiivsem.

Praktikas töötab ikkagi süsteem kõige paremini. Soovitus oleks luua digitaalne süsteem, sest lepingud, arved, pakkumised jms liiguvad täna enamasti digitaalselt. Kui koosolekute allkirjad isegi on paberil, siis saab neid ka nõuetekohaselt digitaalselt säilitada koos protokollidega. Loomulikult kui digitaalne süsteem teie korteriühistule kindlasti ei toimiks, siis pigem koguda kõik dokumendid füüsilisel kujul ühte kindlasse süstematiseeritud mappi.

Milliseid dokumente säilitada ja kui kaua?

• Raamatupidamise algdokumendid: 7 aastat alates majandusaasta lõpust

• Protokollid ja otsused: samuti 7 aastat, kuid praktikas soovitus hoida kauem kui on vastu võetud pikaajalise ja olulise mõjuga otsuseid

• Lepingud: säilitatakse 7 aastat pärast lepingu lõppu

• Töölepingud (kui ühistus on  töötajaid): 10 aastat pärast töölepingu lõppemist. Oluline teada, et vanemad töölepingud (enne 2009. aastat lõpetatud) tuleb säilitada veel kauem.

• Majandusaasta aruanded: 7 aastat, kuid need jäävad ka äriregistrisse

Miks korrektne dokumentatsioon on nii oluline?

Kõik raamatupidamiskanded peavad põhinema tegelikel dokumentidel. Näiteks:

• Kui tellitakse trepikoja remont, peab olemas olema üldkoosoleku otsus, kus see on kinnitatud.

• Arve selle töö eest peab olema nõuetekohane.

• Kui arve makstakse ära, peab olema näha, millise fondi arvelt see toimus – kas remondifondist või jooksva kulu alt?

• Teenuselepingul peaks olema ka maksete kohta kokkulepe

Kui dokumente pole või need on segamini, ei saa ka raamatupidaja neid õigesti kajastada, ja see võib hiljem probleeme tekitada, näiteks maksuametiga või ühistu liikmetega.

Korteriühistus ei tohi raamatupidamises teha mitte ühtegi makset “niisama” – iga arve, mille alusel raha välja makstakse, peab olema seotud konkreetse kokkuleppe, lepingu või otsusega.

Ühistu kulud peavad alati olema üldkoosolekuga ette kokku lepitud. Ükski töö või teenus ei tohi tulla üllatusena. Isegi väiksemad tööd tuleks enne läbi arutada ja kirja panna, et hiljem ei tekiks segadust või vaidlusi.

Praktikas näeb sageli, et kulutusi tehakse jooksvalt ja kiire vajaduse põhiselt. Tegelikult võib korteriühistu juhatus viia täide üldkoosoleku otsuseid majanduskava raames. Ette tuleb ka seda, et tasutakse tööde eest „kokkuleppe alusel“ ilma korrektse lepingu ja arveteta.

Korrektne dokumentatsioon on aga korteriühistu toimimise juriidiline ja majanduslik alus. Ilma korraliku dokumentatsioonita ei ole võimalik tagada ei läbipaistvat tegevust ega usaldusväärset raha juhtimist.

Millised tähtajad ei tohi ununeda?

Juhatus peaks teadma, millised on olulised tähtajad:

• Majandusaasta aruanne tuleb koostada ja esitada hiljemalt 6 kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu.

• Kui ühistu maksab töötasusid või on seotud muude maksukohustustega, tuleb TSD deklaratsioon esitada igakuiselt.

• Kui ühistu on käibemaksukohustuslane, on lisaks vaja täita ka käibedeklaratsioonid.

Selleks, et need tähtajad ei läheks meelest, oleks soovitatav juhatusele koostada koos raamatupidajaga lihtne aastaplaan, kus on kirjas kõik olulised aruandluse ja dokumentatsiooni tähtaegsed tegevused.

Kui räägime korteriühistu tähtaegadest, siis kogemus näitab, et kui puudub dokumentide haldamiseks ja raamatupidajale edastamiseks süsteem, siis kipuvad ununema ka tähtajad. Hilinetud kohustused võivad tuua kaasa nii sekeldused kui trahvid maksu- ja järelevalveorganite kontrollides (Maksuamet, RIK).

Täiesti toimivad lihtsad kalendrimärked (ja teavitused), kui sinna on märgitud kõik tähtajad ja paar päeva ette veel meeldetuletus. Digitaalseid lahendusi on palju, aga kõige efektiivsem on see, mida kogu juhatus näeb ja mis ei sõltu ainult ühest inimesest. Raamatupidajaga regulaarselt suheldes annab tavaliselt ka tema teada, milliseid dokumente vaja läheb ja millal, nii ei jää miski viimasele hetkele.

Mida juhatus kindlasti ei tohiks teha?

• Ära maksa arveid enne, kui otsus või leping on olemas

• Ära hakka kulusid "mälu järgi" seletama – kõik peab olema dokumenteeritud

• Ära säilita arveid ainult paberil või ainult oma postkastis

• Ära viivita raamatupidajale saatmisega, sest see takistab töö tegemist ja võib rikkuda tähtajad

• Ära jaga infot erinevate inimestega juhatuses nii, et keegi ei tea tervikpilti

Mida kindlasti ei tohiks teha, kuid praktikas tuleb ette on see, et korteriühistu juhatus kipub ületama oma pädevust ning teeb otsuseid, mis tegelikult kuuluvad üldkoosoleku pädevusse. Või siis viiakse täide küll kokku lepitut, aga ei osata seda korralikult dokumenteerida. Näiteks üks juhatuse liige teeb kiire otsuse ja tellitakse suurem remonditöö ilma üldkoosoleku eelneva otsuseta. Siis puuduvad korralikud kirjalikud kokkulepped ja tehtud tööde eest aktid ning arved.

‍

Praktikas tuleb alati meeles pidada, et juhatus on täidesaatev organ ning igasugune tegevus peab olema dokumenteeritud ja läbipaistev.

Artikkel on kirjutatud koostöös raamatupidamist ja finantsteenuseid pakkuva firmaga Sinufinants.ee