Функция правления квартирного товарищества заключается не только в общении с жителями и поставщиками услуг, но и в том, чтобы бухгалтерский учет и документация велись в порядке и соответствовали закону.

Многие проблемы с документацией и бухгалтерским учетом возникают не из-за злого умысла, а часто просто из-за невежества. Часто неизвестно, в чью задачу входит что-то делать, какие документы нужно сохранить или как правильно записать расходы. На самом деле, все это не очень сложно, просто важно, чтобы работа была регулярной, информация поступала, все было честно и прозрачно.

Кто за что отвечает?

Важно понимать, что бухгалтер не принимает решений. Его работа заключается в том, чтобы сообщать правильную и документированную информацию, но эта информация должна доходить до него от совета директоров. Это означает, что контракты, счета, протоколы, бюджеты и решения должны быть представлены, подписаны и логически заархивированы. Без документов бухгалтерский учет не может быть правильным или законным.

На практике часто можно увидеть, что правление считает, что бухгалтер рассматривает все документы, а бухгалтер ожидает от руководства правильных документов и решений, счетов и информации. Фактически, информация должна постоянно двигаться в обоих направлениях. Правление предоставляет документированную информацию, бухгалтер правильно отражает ее в бухгалтерском учете и может предоставлять совету соответствующие отчеты и экономическую информацию.

Если руководство хорошо организует документационную часть, бухгалтер сможет выполнить свою работу быстро и правильно.

Какие счета-фактуры, документы должны храниться на совете директоров

Ответственность за сохранность документов лежит на совете директоров. Согласно Закону о бухгалтерском учете, бухгалтер (в случае KÜ — совет директоров) должен хранить документы в течение 7 лет.

Многие поставщики бухгалтерских услуг предоставляют хранение документов в качестве дополнительной услуги. Затем ее также необходимо заказать и четко зафиксировать в контракте. Без соглашения совет директоров не может предполагать, что бухгалтер будет вести бухгалтерский учет.

Даже если хранение документов делегировано, Правление в конечном итоге несет ответственность за обеспечение доступности документов там, где это необходимо, и их соответствие требованиям законодательства.

Бухгалтер часто видит, что документы хранятся (если вообще хранятся) очень бессистемно. Один протокол на компьютере одного члена совета директоров, другой — на компьютере другого. Некоторые из них прикреплены к последовательности электронных писем. Этот способ хранения документов не самый эффективный.

На практике система по-прежнему работает лучше всего. Было бы рекомендовано создать цифровую систему, поскольку сегодня контракты, счета, предложения и т. д. перемещаются в основном в цифровом формате. Если подписи собраний хоть на бумаге, то их также можно надлежащим образом хранить в цифровом виде вместе с протоколами. Конечно, если цифровая система уж точно не заработала для вашего квартирного товарищества, то лучше соберите все документы в физическом виде в одну сплошную систематизированную папку.

Какие документы хранить и как долго?

• Первичные бухгалтерские документы: 7 лет с конца финансового года

• Протоколы и решения: также 7 лет, но на практике рекомендация сохранять решения, имеющие долгосрочные и существенные последствия, дольше принятых

• Контракты: сохранены в течение 7 лет после истечения срока действия контракта

• Трудовые договоры (если в кооперативе есть работники): через 10 лет после истечения трудового договора. Важно знать, что старые трудовые договоры (расторгнутые до 2009 года) должны сохраняться еще дольше.

• Годовые отчеты: 7 лет, но они также остаются в торговом реестре

Почему надлежащая документация так важна?

Все бухгалтерские записи должны основываться на фактических документах. Например:

• Если ремонт лестницы заказан, должно быть решение общего собрания, где оно утверждено.

• Счет за эту работу должен быть правильным.

• При оплате счета необходимо увидеть, за счет какого фонда он поступил — из ремонтного фонда или из текущих расходов?

• В контракте на обслуживание также должно быть указано соглашение об оплате

Если документов нет или они перепутаны, бухгалтер тоже не сможет правильно их отразить, а это впоследствии может привести к проблемам, например, с налоговой инспекцией или с членами кооператива.

Квартирное товарищество не может производить платежи «как есть» в бухгалтерском учете — каждый счет, на основании которого выплачиваются деньги, должен быть привязан к определенному соглашению, контракту или решению.

Расходы кооператива всегда должны быть заранее согласованы с общим собранием. Никакая работа или служба не должны удивлять. Даже незначительные работы следует обсуждать и записывать заранее, чтобы потом не возникло путаницы и споров.

На практике часто видно, что расходы производятся на постоянной и срочной основе в зависимости от потребностей. Фактически, правление квартирного товарищества может выполнять решения общего собрания в рамках экономического плана. Также необходимо предусмотреть оплату работ «по договоренности» без правильного договора и счетов-фактур.

Однако правильная документация является правовой и экономической основой функционирования квартирного товарищества. Без надлежащей документации невозможно гарантировать ни прозрачную деятельность, ни надежное управление капиталом.

О каких сроках не стоит забывать?

Совет директоров должен знать, каковы важные сроки:

• Годовой отчет должен быть подготовлен и представлен не позднее чем через 6 месяцев после окончания финансового года.

• Если кооператив выплачивает заработную плату или связан с другими налоговыми обязательствами, декларацию TSD необходимо подавать ежемесячно.

• Если кооператив является налогооблагаемым лицом по НДС, дополнительно необходимо заполнить декларации по НДС.

Чтобы эти сроки не сошли с ума, было бы целесообразно вместе с бухгалтером подготовить простой для совета директоров. годовой план, в котором перечислены все важные мероприятия по представлению отчетности и документации, подлежащие представлению.

Если говорить о сроках для квартирного товарищества, то, как показывает опыт, если нет системы управления документами и передачи их бухгалтеру, то о сроках тоже, как правило, забывают. Просрочка исполнения обязательств может привести как к вмешательству, так и к штрафам при проверках налоговых и надзорных органов (Налоговый совет, РИК).

Простые календарные заметки (и уведомления) отлично работают, если в них указаны все сроки и напоминание за несколько дней. Существует множество цифровых решений, но наиболее эффективным является то, которое видит весь совет директоров и не зависит только от одного человека. Регулярно общаясь с бухгалтером, он обычно также сообщает ему, какие документы и когда понадобятся, поэтому все остается на последний момент.

Чего определенно не следует делать совету директоров?

• Не оплачивайте счета до тех пор, пока не будет принято решение или не будет заключен контракт

• Не начинайте объяснять расходы «по памяти» — все должно быть документально подтверждено

• Не храните счета только на бумаге или только в почтовом ящике

• Не откладывайте отправку бухгалтеру, так как это помешает выполнению работы и может нарушить сроки

• Не делитесь информацией с разными людьми на доске, чтобы никто не узнал всю картину

Чего, конечно, делать не следует, но на практике необходимо учитывать, что правление квартирного товарищества имеет тенденцию выходить за рамки своей компетенции и принимать решения, которые, по сути, относятся к компетенции общего собрания. Или же они выполнят то, что было согласовано, но не может быть надлежащим образом задокументировано. Например, один из членов совета директоров быстро принимает решение, а капитальный ремонт отдается без предварительного решения общего собрания. Тогда нет надлежащих письменных договоров, актов и счетов за выполненную работу.

‍

На практике всегда следует помнить, что совет является исполнительным органом, и любая деятельность должна быть документирована и прозрачна.

Статья написана в сотрудничестве с компанией, предоставляющей бухгалтерские и финансовые услуги Sinus.ee