Kui palju peab korteriühistu juhatus aru saama raamatupidamisest?

Korteriühistu juhatus vastutab mitte ainult igapäevaste korralduslike küsimuste eest, vaid ka ühistu rahalise seisu jälgimise ja selle läbipaistva juhtimise eest.  

Korteriühistu kui juriidiline isik on raamatupidmiskohuslane ja peab korraldama raamatupidamist ja finatsaruandlust (Raamatupidamise seadus § 2. (1))

Korteriühistu juhatus korraldab korteriühistu raamatupidamist (KrtS § 50)

Sageli eeldatakse, et raamatupidamine on „raamatupidaja töö“, kuid juhatusel on sealjuures oluline roll ja ka seaduslik vastutus. Kas juhatus peaks oskama ise bilanssi koostada? Ei, aga peab teadma, mida see näitab ja mida küsida.

Raamatupidamine ei ole ainult numbrite kogumine – see on juhtimise alus

Hea juhtimine eeldab head ülevaadet rahalistest võimalustest. Raamatupidamine annab vastuse küsimustele:

• Kas ühistu rahaline seis on turvaline?

• Kas kõik arved on makstud ja tulud laekunud?

• Kui palju raha on remondifondis või reservis?

• Kas eelarvest peetakse kinni?

Kui juhatus neid asju ei jälgi ega saa neist asjadest aru, võivad riskid kasvada märkamatult.

Tüüpilised eksimused korteriühistu juhatuse puhul

Siin on mõned sagedased vead, mille tegemist saaks lihtsate teadmiste ja tähelepanuga vältida:

1. "Raamatupidamine on ainult raamatupidaja asi"

Tegelikkuses vastutab juhatus majandustegevuse ja aruannete eest – ka siis, kui raamatupidaja teeb igapäevatööd. Vastutus ei ole delegeeritav. Raamatupidaja on lepingu alusel teenuse osutaja, kes peab juhinduma üldkoosoleku otsustest. Ei juhatus ega raamatupidaja ei tohi toimida üldkoosoleku otsustele vastukäivalt.

2. Eelarvet ei kooskõlastata tegelike kuludega

Eelarve on koostatud aasta alguses, aga selle jälgimist ei toimu. Tulemuseks on üllatused aasta lõpus või remondifondi alarahastatus.

3. Majandusaasta aruande kinnitamine "pimesi"

Sageli kinnitatakse aastaaruanne üldkoosolekul ilma, et juhatus oleks selle sisu põhjalikult mõistnud või lahti selgitanud.

4. Puudub ülevaade võlgnikest

Kui juhatus ei jälgi, kes on võlgu, kui palju ja kui kaua, võivad need summad kiiresti kasvada. Halb võlglaste haldamine mõjutab kogu ühistu rahavoogu. Samuti võib see takistada pangalaenu taotlemist.

5. Raamatupidamise dokumentide ebapiisav säilitamine

Kuludokumente, arveid ja lepinguid ei säilitata korrektselt ega digitaalselt. See raskendab auditeerimist ja vajadusel tõendite esitamist.

6. Puudulik koostöö raamatupidajaga

Mõni juhatus ei suhtle raamatupidajaga regulaarselt ega küsi selgitusi. Tulemus: raamatupidamine võib küll "tiksuda", aga juhtimisinformatsioon jääb kasutamata.

7. Segadus raamatupidamiskannetes – nt remondifond ei ole eraldatud

Tihti kantakse kõik ühistu rahalised vahendid ühte "potti", aga remondifondi ja jooksvate kulude eristamine peaks toimuma nii arvestuses kui pangakontodel.

Mida peaks juhatus kindlasti teadma?

Juhatus ei pea olema professionaalne raamatupidaja, kuid peaks tundma järgmisi põhitõdesid:

• Kuidas lugeda bilanssi ja kasumiaruannet

• Mis on majanduskava ja kuidas seda eelarvega siduda

• Kus on näha, kui palju raha on laekunud ja kulutatud

• Millised on ühistu kohustused (nt laenud, võlad)

• Mis on remondifond, kuidas seda kajastatakse ja kasutatakse

Kuidas oma teadmisi arendada?

• Osale raamatupidamise või juhtimise koolitusel. Paljud organisatsioonid, sh Eesti Korteriühistute Liit, pakuvad kursusi just juhatuse liikmetele.

• Kohtu raamatupidajaga regulaarselt. Loo koostöö, mitte sõltuvussuhe.

• Küsi aruandeid kord kvartalis. Ja tee neist juhatuse koosolekul arusaadav kokkuvõte.

Raamatupidamisest aru saamine ei tähenda, et peate ise kanded tegema. Aga te peate aru saama, mida need kanded tähendavad. Teie roll juhatuses tähendab usaldust korteriomanike poolt -see eeldab läbipaistvust, kontrolli ja vastutust. Ja raamatupidamine on selle keskmes.

Kui te teate, mida küsida ja kuidas aruandeid lugeda, on teil parem ülevaade, vähem riske ja rohkem usaldust ühistu liikmetelt.

‍