Защита данных в квартирных товариществах: что нужно знать?

Задумывались ли вы, как и какие личные данные о вас собирает и использует квартирное товарищество? И каковы ваши права и обязанности квартирного товарищества в области защиты данных?

В последние годы защита данных становится все более важной проблемой в обществе в целом, в том числе в квартирных товариществах. Обработка персональных данных строго регулируется как Общим регламентом Европейского Союза (GDPR), так и Законом Эстонии о защите персональных данных (IKS). Кроме того, Закон о собственности на квартиры и квартирных товариществах (KRT) устанавливает условия обработки данных владельцев квартир.

На каком основании квартирное товарищество может обрабатывать ваши данные?

Квартирное товарищество может обрабатывать ваши данные только в том случае, если для этого есть законное основание.

Например, если квартирному товариществу необходимо вести бухгалтерский учет, выполнять договоры, сдавать отчетность или выполнять другие обязательства по закону, это оправдано. Кроме того, обработка данных может основываться на законном интересе, но тогда квартирное товарищество всегда должно оценивать, не нарушает ли она ваших прав и не является ли она непропорциональной. Это означает, что такая информация, как ваше имя, контактные данные или задолженность, может обрабатываться только для обеспечения функционирования дома в целом, а не для получения личной выгоды.

Квартирным товариществам рекомендуется использовать специальный кооперативный адрес электронной почты для связи, который зарегистрирован в торговом реестре, чтобы кооператив мог контролировать передаваемые им данные.

Персональные данные членов совета директоров, такие как контактные данные, могут быть раскрыты только с их согласия, а при подаче заявления в совет директоров необходимо указать имя и личный идентификационный код для внесения в коммерческий реестр. Кроме того, члены совета директоров не обязаны соглашаться на раскрытие своих данных, например, на лестничной клетке здания.

Какие данные квартирное товарищество может запросить у членов?

Закон о собственности на квартиры и квартирных товариществах (KRT) § 46этот пункт обязывает владельца квартиры сообщить жилищному товариществу имеющиеся у него средства связи, в частности номер телефона или адрес электронной почты. Для выполнения своих обязанностей кооперативу необходимо получить от владельца квартиры его контактные данные (например, чтобы знать, куда отправлять счета). В соответствии с пунктом 2 того же положения кооператив может также запросить место жительства или местонахождение, если владелец не проживает в кооперативе. Однако невыполнение этого обязательства не влечет за собой никаких последствий, кроме того факта, что жилищное товарищество имеет право считать своим местом жительства или местонахождением место владения квартирой и выставлять ей счета-фактуры, например в почтовом ящике, и считать их доставленными. Другие данные законом не регулируются, поэтому все остальные данные могут обрабатываться кооперативом либо с предварительного согласия владельца, либо на другом законном основании.

Кооператив не имеет права требовать от владельца квартиры данные жильцов, других членов семьи или знакомых.

Это связано с тем, что в любом случае владелец несет ответственность перед кооперативом, и только владелец подчиняется совместно согласованным процедурам и правилам поведения кооператива. (Пункт 31 КПД). Обязанности владельца квартиры)

Например, если за курение в общей зоне предусмотрен штраф, а гости владельца курят, то владелец все равно несет ответственность. Сами владельцы квартир должны информировать всех своих гостей и жильцов о соответствующих соглашениях. В договор аренды владелец сам может договориться об аналогичных штрафах с арендатором или добавить обязанность соблюдать правила дома. Однако владелец может уполномочить кого-либо еще (например, арендатора) общаться с кооперативом от его имени, но тогда необходимо, чтобы он сам представил доверенность на это в совет.

Может ли квартирное товарищество передавать данные своих членов другим членам?

Если член квартирного товарищества запрашивает данные другого члена, правление должно сначала предоставить возможность передать информацию или запросить согласие другого лица. В некоторых случаях передача данных может быть разрешена на основании законного интереса, но Правление должно иметь возможность при необходимости обосновать это решение и определить, какие данные действительно необходимы. Например, в случае страхования или возмещения убытков передача контактной информации может быть оправдана, если она способствует урегулированию ситуации и не наносит чрезмерного ущерба правам другого лица. В любом случае заинтересованное лицо должно быть заранее проинформировано об обмене данными и оценить, перевешивают ли интересы заявителя конфиденциальность субъекта данных. Подробнее отсюда

Каковы права владельца квартиры?

Вы всегда можете узнать, какие личные данные о вас обрабатываются, для чего они используются и кому они могли быть переданы. Если вы обнаружите, что данные неверны или устарели, вы можете запросить их исправление или удаление.

Владелец квартиры имеет право получить от правления информацию о деятельности квартирного товарищества и ознакомиться с документами кооператива, такими как протоколы собраний и бухгалтерские данные (§ 45 CRT). Каждый член имеет право связаться с советом директоров для получения информации о должниках, но совет должен оценить, какие личные данные могут быть раскрыты для защиты конфиденциальности других лиц. Доступ к документам должен быть регламентирован уставом, а совет директоров должен определить, кто и с какими документами ознакомился.

Видеонаблюдение в многоквартирном доме — что вы могли знать?

Если на лестничной клетке или в общей комнате вашего жилого дома есть видеонаблюдение, оно должно быть установлено правильно и соответствовать требованиям защиты данных. Записи можно хранить только столько, сколько необходимо, и вы можете иметь доступ к записям там, где находитесь.

Если в записях есть другие люди, их личность следует по возможности скрыть, чтобы защитить их конфиденциальность.

При несоблюдении условий видеонаблюдения это может быть нарушением, за которое квартирное товарищество может получить штраф. Все это прописано в эстонском законе о защите персональных данных.

Можно ли раскрыть данные должников?

Квартирное товарищество не может раскрывать личные данные должников другим членам кооператива без согласия должника. В соответствии с принципами защиты персональных данных обработка персональных данных должна осуществляться справедливо и конфиденциально, а публикация должна основываться на правовых основаниях. Хотя владелец квартиры обязан сообщать свои контактные данные, а задолженность может быть известна кооперативу, это не означает, что он имеет право раскрывать свои данные публично или другим членам без четкого обоснования.

Квартирное товарищество может предупредить должников и, при необходимости, применить правовые меры, но раскрытие данных должно осуществляться с большой осторожностью, избегая утечки или раскрытия персональных данных, которые могут нарушить частную жизнь должника (§ 45 (2) KRT)

Если квартирное товарищество публикует данные должников в общественном месте (например, на лестничной клетке) без согласия, это может привести к нарушению защиты данных и возможным санкциям со стороны Инспекции по защите данных. Подробнее отсюда

При подготовке статьи также использовалась информация на странице Инспекции по защите данных материал