Экономический план — это финансовая дорожная карта любого квартирного товарищества к Новому году. В нем показано, сколько придется заплатить каждому владельцу квартиры, какие работы и техническое обслуживание запланированы, а также насколько высоки доходы и расходы кооператива. Грамотно составленный экономический план поможет избежать долгов, непредвиденных счетов за ремонт и недовольства жильцов.

Проще говоря, экономический план квартирного товарищества — это бюджет квартирного товарищества, где запланированы все доходы и расходы на предстоящий год. На практике это означает документ, в котором запланированы конкретные работы, их стоимость и сроки. Экономический план дает владельцам квартир четкое представление о том, на что пойдут их деньги и насколько велики будут платежи за следующий год.

Качественный экономический план основан на реальной стоимости дома и реалистичных прогнозах. Это предотвратит ситуацию, когда в середине года вам придется начать собирать неожиданные дополнительные платежи или не выполнять необходимую работу.

Экономический план также является правовым основанием для требования платежей от владельцев квартир. Без утвержденного экономического плана квартирное товарищество не может взыскать деньги с должников. Это правило также защищает владельцев квартир от необоснованных или необсуждаемых авансовых платежей.

Кто составляет экономический план?

Правление кооператива отвечает за составление и представление экономического плана; собирает данные (контракты на обслуживание, расценки, потребности в ремонте); рассматривает, какие работы или инвестиции запланированы на новый год; представляет план на утверждение общему собранию. Это уставное обязательство: в соответствии с § 41 (1) KRT правление многоквартирного товарищества составляет экономический план на финансовый год многоквартирного товарищества.

Бухгалтер или управляющая компания могут помочь в составлении экономического плана. Обычно бухгалтер может помочь рассчитать затраты и распределить их между владельцами квартир (например, по площади, потреблению или долям). Они также могут помочь составить план в Excel или экономическом программном обеспечении и помочь в подготовке прогнозов и отчетов.

Если кооператив приобрел услуги правления в управляющей компании, работающей по договору (т.е. у кооператива нет своего правления или это так называемый представительный совет), экономический план, по сути, составляется руководителем или его командой и представляется на общее собрание. В этом случае за весь процесс отвечает представитель управляющей компании, а не совет директоров.

Комитет по обзору (если кооператив существует) проверяет и оценивает реалистичность и обоснованность плана и, при необходимости, вносит предложения по его улучшению.

Общее собрание собственников квартир утверждает экономический план. Собственники имеют право вносить изменения, например, добавлять новую работу или изменять объем некоторых статей расходов.

Начните в нужное время

Желательно начать составление экономического плана в октябре, чтобы успеть собрать данные, запросить предложения от различных поставщиков услуг и обсудить планы с советом директоров.
Большинство кооперативов утверждают экономический план на следующий год в последнем квартале года, с октября по декабрь, который вступит в силу 1 января.

Как начать составление экономического плана

Посмотрите на результаты прошлого года. Первый шаг — проанализировать, куда на самом деле были потрачены деньги:

• изменились ли цены на коммунальные услуги;

• соответствует ли стоимость обслуживания плану;

• следует ли пересматривать какой-либо контракт;

• не была ли пропущена какая-либо работа по вине должников.

Это реальная отправная точка. Если прошлогодние законопроекты не будут систематически проанализированы, те же ошибки, как правило, повторяются. Для получения более полной картины рекомендуется проанализировать расходы за последние годы. Например, в некоторые годы на уборку снега уходит гораздо больше времени, чем в другие, что может привести к чрезмерно оптимистичному планированию.

Учитывайте все постоянные затраты и контракты

Составьте список постоянных затрат и контрактов кооператива

• услуги по управлению и бухгалтерскому учету

• перевозка мусора, водоснабжение и канализация

• расходы на электричество и отопление

• резервный фонд капитального и ремонтного работ (общее собрание утвердило ставки платежей в резервный капитал и ремонтный фонд, и на основе этих решений составлен экономический план)

• страхование

• уборка, стрижка газонов, уборка снега

• банковские кредиты

• Непредвиденные расходы

§ 41 (1) KRT поясняет, что в экономическом плане должны быть указаны предполагаемое количество и стоимость топлива, тепла, воды и канализации, а также электроэнергии.

Это означает, что те расходы, которые являются общими для кооператива или оплачиваются через кооператив, должны быть отражены в плане.

Если владельцы сами оплачивают услугу (например, транспортировку воды или мусора непосредственно в зависимости от потребления или количества жителей, как это предусмотрено законодательством), эти данные не обязательно отражать в экономическом плане (§ 41 (2) CRT).

Это означает, что в экономическом плане должны быть указаны не все расходы, а только те, которые касаются всего дома и которые общее собрание ожидает от совета директоров в качестве прогноза.

Также желательно записать все постоянные расходы кооператива (например, администрирование, техническое обслуживание, электричество, страхование, ремонтный фонд, платежи по кредитам, непредвиденные расходы) в таблицу, в идеале, например, в Excel. Такая таблица мгновенно дает представление о том, каковы основные затраты и контракты на дом и сколько может составить ежемесячный взнос. Такая таблица также упрощает работу совета директоров. Если срок действия контракта истекает, заранее запрашивайте новые предложения — так вы сможете получить реальный бюджет и избежать неожиданного роста цен.

Планируйте ремонт и инвестиции

Экономический план — это не просто ежемесячная сумма счетов, он также должен включать инвестиции и план ремонта.
Например:

• ремонт фасада, замена крыши, балансировка отопительной системы, замена окон, обновление лестниц и т. д.

Если через два года запланировано больше работ, имеет смысл начать собирать ремонтный фонд уже сейчас, чтобы в будущем не брать кредит.

На практике уже за 2-3 года до капитального ремонта стоит планировать постепенно увеличивающуюся оплату ремонтного фонда. При желании привлечь и кредитные деньги, банкам также важно, чтобы кооператив на момент подачи заявки на кредит располагал собственными средствами. Это увеличивает возможность получения кредита, а также потенциально снижает проценты по кредиту.

Добавьте резервный фонд и непредвиденные расходы

Жизнь непредсказуема, поэтому разумно включить в экономический план небольшой резервный фонд. Это поможет покрыть непредвиденные обстоятельства, такие как поломка насоса или неисправная труба, без необходимости немедленно нести дополнительный счет.

Резервный фонд помогает квартирному товариществу быстро разрешать непредвиденные ситуации. Если достаточный резерв уже учтен в экономическом плане, на случай непредвиденных расходов кооператива не нужно сразу же просить владельцев квартир о дополнительных платежах или откладывать ремонт.

Закон требует наличия резервного капитала в размере не менее 1/12, то есть суммы расходов квартирного товарищества за один месяц, но на практике резерв может быть больше в пределах 1-1,5 месяцев расходов или даже до 10% от экономического плана, если того требует техническое состояние дома.

Хороший резерв дает уверенность в том, что кооператив сможет справиться с непредвиденными обстоятельствами, не создавая дополнительных проблем с ежедневными выплатами.

Рассчитайте вклад каждого владельца квартиры

Когда сумма всех расходов и доходов кооператива подсчитывается, эта сумма распределяется между всеми собственниками квартир. В пункте 40 (1) КРТ четко указано, что владельцы квартир выплачивают периодические авансовые платежи в соответствии с размером своей доли, и только в сумме, согласованной с экономическим планом, можно запрашивать деньги.

Эта система направлена на то, чтобы каждый владелец честно и справедливо оплачивал свою долю всех расходов. Никто не хочет платить за другие потребительские или ремонтные работы больше, чем обеспечивает доля его квартиры во всем доме.

Если в уставе кооператива или при утверждении экономического плана оговорено, что некоторые расходы будут распределяться по другому принципу (например, на основе количества жителей или на основе фактического потребления), то они рассчитываются в соответствии с этим правилом.

Если иное не установлено уставом, в качестве основы, как правило, используется площадь или доля совместного владения. Исключения (например, коммунальные платежи, рассчитываемые на основе фактического потребления или разделение на основе количества жителей) должны быть согласованы и указаны отдельно в законах.

Присутствуйте и подтвердите на встрече

Когда совет завершит разработку плана, его необходимо отправить владельцам квартир для ознакомления и утверждения на общем собрании кооператива. Для составления экономического плана необходимо простое большинство собственников квартир, участвующих в общем собрании собственников квартир (то есть более половины голосов участников собрания).
Хорошей практикой является отправка простого резюме плана: куда идут деньги, каковы новые цены и какая работа запланирована. Четкость укрепляет доверие и снижает противодействие растущим затратам.

В соответствии с § 41 (3) KRT экономический план устанавливается общим собранием владельцев квартир. Это означает, что правление (или компания, предоставляющая административные услуги) выполняет всю предварительную работу, но юридически экономический план является основой для платежей и бухгалтерского учета только после утверждения на общем собрании.

Если экономический план не будет официально утвержден на общем собрании, у жилищного товарищества также нет правовых оснований требовать от собственников квартир обязательных платежей, включая ремонтный фонд или плату за содержание. Даже если совет производит расчеты или жилищное товарищество отправляет счета-фактуры, их невозможно успешно взыскать в суде, поскольку обязанность по уплате возникает только на основании утвержденного экономического плана.

На практике это означает, что решение общего собрания необходимо для того, чтобы все собственники квартир были в равной степени и справедливо обязаны производить платежи согласно плану, а кооператив имел определенное право взыскать их в случае необходимости.

Самые распространенные ошибки

На практике мы видим частые ошибки при составлении экономического плана, которые впоследствии могут серьезно нарушить функционирование квартирного товарищества.

Самые большие проблемы возникают, когда правление или владельцы квартир не учитывают, что все расходы должны реально покрываться за счет коллекционных платежей. Если ежемесячные платежи останутся слишком маленькими, в течение года неизбежно возникнут дефициты, которые затем необходимо будет покрывать отдельно.

Также часто ошибочно, что деньги из ремонтного фонда всегда идут на покрытие непредвиденных расходов, хотя в большинстве случаев эти расходы все еще предсказуемы в течение года. Это означает, что, в конце концов, фонд в конце концов опустеет, а реальные инвестиции в дом осуществить не удастся.

Слишком оптимистичное планирование также является распространенной ошибкой. Например, резервный фонд либо очень мал, либо вообще исключен из экономического плана. К сожалению, статистика говорит об обратном, непредвиденные расходы происходят почти каждый год.

Кроме того, иногда забываются особенности устава или предыдущих решений кооператива. Например, забывается об изменении основы распределения некоторых расходов или статьи расходов, рассматриваемые в качестве исключения, остаются без обсуждения.

Иногда информирование и объяснение также неэффективны. Владельцы квартир не знают, почему идут те или иные расходы или растут налоги, поэтому с каждым годом возникает недоверие к совету директоров.

Мы рекомендуем всегда тщательно составлять бюджет и учитывать риски, четко планировать источник покрытия по каждой статье расходов, использовать ремонтный фонд только по назначению и открыто делиться объяснениями. Это поможет избежать ошибок и сохранить экономическую стабильность дома.

‍

Участвовал в подготовке этой статьи Sinufinans.ee, чей опыт в области бухгалтерского учета и финансового консультирования квартирных товариществ помог дополнить содержание практическими рекомендациями. Если вы хотите, чтобы экономика вашего кооператива была упорядоченной и прозрачной, см. приложение: sinufinans.ee