E-arved korteriühistus

Lugeja küsib: E-arved korteriühistus

Korteriühistutes räägitakse üha rohkem e-arvete kasutamisest, kuid paljudele ei ole veel selge, mida see praktikas tähendab. Millest peaks korteriühistu alustama, kui seni on kasutatud paber- või PDF-arveid?

Gunita oü vastab:

Korteriühistud saaksid ühineda ainult e- arvetega, kui vastuvõtja, sest enamus ühistu liikmed on eraisikud ja neile ei ole võimalik saata e- arvet.

E- arve on masin-masin vahel töödeldud infovahetus, kus ühest programmist loodud arve info saadetakse digitaalseid kanaleid pidi teise programmi ja võttes vastu selle info loob ta dokumendi sisu koos edastatud infoga. Eraisikutele ei ole üldse mõeldav e-arvet saata ja eraisikutel pole ka vajadust omada programme.  

Lihtsalt selleks, et võtta ainult kuludokumente vastu, on see süsteem väga kallis väikestele korteriühistutele.

Pigem korteriühistud võiksid kasutada digitaliseerimise liidest kuludokumentidele, need ei ole kallid ja teevad raamatupidaja töö natukene kergemaks. Lisaks kaob siis vajadus paberkandjal hoida arhiivi, millele tihti ei ole ruume. Digiliideses, seal saab ka korraldada kinnitusringid korteriühistu liikmete vahel ning teha märkmeid mille kuludokument antud on. See aitab vältida vigu ja nii ei tekiks valesti mõistmist ja kajastamist.  

E-arve on struktureeritud, masinloetav ja automaatselt menetletav arve.

E-arve liigub müüja tarkvarast ostja tarkvarasse, ilma et inimene peaks arve andmeid (uuesti) käsitsi sisestama. PDF-arve ei ole e-arve, sest inimene peab sellelt andmed ikkagi äritarkvarasse ümber toksima.

Aga kas panka saab saata e-arvet eraisikule maksmiseks? Kui eraisik, korteriühistu liige, on andnud nõusoleku pangas, et saab arve ja siis läheb see otsekorraldusega maksmiseks? Tean, et osad korteriühistud saadavad otse panka kommunaalarve iga kuu ja eraisikud saavad maksta sealt otse.

Gunita oü vastab:

See ei ole arve formaat. See eraisikutele arvete ettevalmistamine ja panka saatmine on igas pangas erinev ning see on tasuline pakett enamjaolt. Suuremad korteriühistud kasutavad seda  võimalust, aga enamus korteriühistud on väiksemad ja minu praktikas pole olnud ühtegi korteriühistut, kes oleks raatsinud seda võimalust kasutada. Vanal, kunagi ammusel perioodil oli see rohkem teemaks, aga siis kui pangad muutsid selle tasuliseks, loobusid kõik sellest. Oldi nõus, et juhatuse liige saab oma kätte kõik arved, kellel pole e-meile ja tema jaotab arved postkastidesse ise ära, et ei peaks isegi postikulu tasuma enam selle eest.  

Gunita OÜ on alates 2006. aastast hoolitsenud ettevõtete ja korteriühistute raamatupidamise eest üle Eesti. Firma pakub personaalseid lahendusi, arvestades iga kliendi eripära ja vajadusi. Teenused hõlmavad kõike alates raamatupidamise sisseseadmisest kuni majandusaasta aruande koostamiseni, andes kindlustunde, et arvud on korras ja protsessid sujuvad. Toetame ka personali küsimustes ja koostame lepinguid ning aitame vormistada ametijuhendeid. Vaata kontakte siit.

‍

Kortermajalehe kommentaar: 01.07.2025 jõustusid raamatupidamise seaduse muudatused ning nüüdsest on ostjal õigus valida, millises vormis ta arvet tahab saada. Kui ostja on end e-arve vastuvõtjaks määranud, siis on tal õigus nõuda oma müüjatelt e-arveid.