Kirjalik hääletus korteriühistus: mida peab juhatus protokolli koostamisel teadma?

Korteriühistu otsuseid ei pea alati tegema kohapeal toimuval üldkoosolekul. KrtS § 21 võimaldab korteriomanikel otsuse vastu võtta ka üldkoosolekut kokku kutsumata. See on juhatusele mugav võimalus, kuid tegemist ei ole lihtsalt e-kirja teel arvamuse küsimisega, seadus sätestab kindla menetluse ja nõuded hääletusprotokollile.  

Kõigile tuleb anda võimalus hääletada

Juhatus peab saatma otsuse eelnõu kõigile korteriomanikele kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Seisukoha esitamiseks tuleb anda vähemalt seitse päeva, kui põhikiri ei näe ette pikemat tähtaega (KrtS § 21 lg 2).  

Riigikohus on rõhutanud, et kui eelnõu ei saadeta kõigile korteriomanikele, on tegemist otsuse vastuvõtmise korra olulise rikkumisega ning selliselt vastu võetud otsus võib olla tühine.  

Kõige olulisem: kes tegelikult hääletas?

Kirjaliku hääletuse puhul ei loeta osalejaks kõiki korteriomanikke, kellele eelnõu saadeti. Hääletamisest loetakse osavõtnuks need korteriomanikud, kes esitasid määratud tähtaja jooksul oma seisukoha (olgu see poolt, vastu või erapooletu).  

Otsuse vastuvõtmiseks peab olema täidetud kaks tingimust:

1. Kvoorum. Seisukoha peab esitama piisav arv korteriomanikke, et täidetud oleks üldkoosoleku otsustusvõime nõue – üldjuhul peavad neile kuuluma üle poole häältest ja üle poole kaasomandi osadest (KrtS § 20 lg 2)

2. Häälteenamus. Tavapäraste otsuste puhul peab otsuse poolt olema üle poole antud häältest (KrtS § 21 lg 3). Eriti oluliste küsimuste puhul (nt laenu võtmine või põhikirja muutmine) tuleb järgida seaduses või põhikirjas sätestatud häälteenamuse nõuet.  

Seetõttu tasub juhatusel enne otsuse vastuvõetuks lugemist eraldi kontrollida nii kvoorumit kui ka häälteenamust.

Protokoll ei tohi olla ainult poolt ja vastu häälte number

KrtS § 21 lg 4 järgi tuleb hääletusprotokolli märkida muu hulgas:

• korteriühistu nimi ja asukoht;  

• protokollija nimi;  

• vastuvõetud otsus koos hääletustulemusega;  

• otsuse poolt hääletanud korteriomanike nimed;  

• nõudel eriarvamuse sisu;  

• muud olulised asjaolud.  

Protokolli on mõistlik märkida iga hääletamisel osalenu häälte arv ja kaasomandi osa suurus, sest nii on hiljem võimalik kontrollida, kuidas tulemus kujunes.  

Korteriomanike vastused on protokolli osa

Kõik korteriomanike seisukohtade ärakirjad (nt e-kirjad, kirjalikud vastused, täidetud hääletuslehed) on hääletusprotokolli lahutamatud lisad (KrtS § 21 lg 5). Need tuleb kindlasti säilitada.  

Kui korteriomaniku eest hääletab esindaja, tuleb kontrollida esindusõigust. Kirjaliku volikirja esitamise nõue kehtib ka koosolekut kokku kutsumata hääletamisel (KrtS § 22 lg 5).

Protokoll tuleb saata viivitamata

Kui hääletustulemus on kindlaks tehtud, peab juhatus hääletusprotokolli viivitamata korteriomanikele saatma.  

Juhatuse jaoks on kõige turvalisem käsitleda kogu protsessi ühe tervikuna:  

Selge otsuse eelnõu →  

Saatmine kõigile →  

Nõuetekohane vastamise tähtaeg →  

Häälte ja kvoorumi kontroll →

Protokoll →  

Seisukohtade ja volikirjade lisamine →  

Protokolli viivitamatu saatmine korteriomanikele.

Kirjalik hääletus on KrtS § 21 alusel toimuv seadusega reguleeritud menetlus. Kui juhatus jätab mõne olulise sammu tegemata või ei esita protokolli lisana korteriomanike vastuseid, võib tekkida vaidlus mitte üksnes protokolli vormistuse,  vaid kogu otsuse kehtivuse üle.