Uus juhatus, uus vastutus: mida pead esimestel nädalatel kindlasti tegema

Korteriühistute iga-aastaste üldkoosolekute hooaeg on üldiselt varsti korteriühistutes läbi ja paljud majad on saanud ka  uued juhatused.  

Värskelt valitud liikmed astuvad rolli, kus neilt oodatakse otsustavust, selgust ja läbipaistvust – sageli ilma eelneva kogemuseta. Käesolev artikkel aitab uutel juhatuse liikmetel kiiresti sisse elada ja vältida tüüpilisi vigu.

Juhatus ei ole ainult "remondi korraldaja"

Korteriühistu juhatus esindab ühistut juriidiliselt, vastutades nii dokumentatsiooni, lepingute, kulude kui ka elanike õiguste ja kohustuste eest.

See tähendab:

• vastutust otsuste eest, millel võivad olla rahalised ja juriidilised tagajärjed;

• kohustust jälgida ja täita seadusi – sh korteriomandi- ja korteriühistuseadust, raamatupidamise ja maksunduse nõudeid;

• vajadust säilitada läbipaistvust ja usaldust elanike ees.

Esimesed 5 sammu pärast juhatusse valimist

1. Tutvu dokumentidega.
Võta üle eelmiselt juhatuselt majandusdokumentatsioon, lepingud, garantiitingimused ja käimasolevad projektid. Tutvu põhikirjaga, viimaste aastate koosolekute protokollidega, eelarve ja majanduskavaga ja muude dokumentidega ning sõlmitud lepingutega.

2. Vaata üle ligipääsud.
Vajadus muuta või uuendada:

- juhatuse liikmete andmete ja kontaktide muutmine Äriregistris
- ühistu e-postid,
- pangalingid ja internetipanga volitused,
- haldustarkvara paroolid.

3. Kohtu halduri ja raamatupidajaga.
Selgita, mis on majas kriitilised teemad ja mis vajab kohe lahendamist. Uuri viimaseid majandusaasta aruandeid, vaata üle arvelduskontod ja jäägid, krediidi- ja laenulepingud, maksuvõlad ja võlgnikud. Tee selgeks raamatupidaja osalus ning süsteemid/tarkvara, mida kasutatakse majandamisel ja raamatupidamise korraldamiseks.

4. Tee tööjaotus juhatuse sees.
Teavita elanikke uuest juhatusest. Lepi kokku kes juhatusest suhtleb elanikega? Kes vastutab eelarve või remonditööde jälgimise eest?  

5. Koosta tegevusplaan.
Pane paika 12 kuu fookused – näiteks: katuse seisukorra hindamine, fassaadi remont, maksude analüüs, parkimiskorra uuendamine vms.

Tüüpilised vead, mida vältida

• Suuline juhtimine. Otsused peavad olema protokollitud ja allkirjastatud.

• Üle suhtlemata. Juhatus ei pea kõike jagama, aga kui info ei liigu, kaob elanike usaldus.

• Lepingute formaalsus. Teenusepakkujate lepingud tuleb üle vaadata, vajadusel uuendada. Koristus, haldus, prügivedu – need ei tohi „lihtsalt käia vanast harjumusest“. Vajadusel korralda uued hanked.

• Garantiide jälgimatus. Kui katuse või küttesüsteemi garantiitähtaeg möödub ilma kontrollita, kaob võimalus tasuta parandusteks.

Juhatuse juriidiline vastutus

Vähe räägitakse sellest, et korteriühistu juhatuse liige võib isiklikult vastutada, kui:

• rikub teadlikult seadust või

• jätab midagi kriitilist tegemata, tekitades ühistule kahju (nt kindlustamata jäetud maja, valesti sõlmitud laenuleping).

Mõistlik oleks on tellida uuele juhatusele juriidiline nõustamine või koolitus, eriti kui maja ees seisavad renoveerimine, laenutaotlus või keerulised vaidlused.

Kui uuel juhatusel ei ole varasemat kogemust korteriühistu juhtimisel tasuks vaadata koolitusi.  

Millal küsida abi?

• Juriidilised vaidlused – korteriomanik rikub reegleid, müra, parkimisvaidlused.

• Tehnilised küsimused – suured remondid, fassaadi seisund, katus, veetorud.

• Finantsprobleemid – võlglased, eelarve puudujääk, vajadus laenu järgi.

Ära pelga kaasata omanikujärelevalvet, audiitorit või nõustajat, kui maja suhted pingestuvad. Mõistlik oleks juba enne probleeme küsida nõu erinevatelt spetsialistidelt, kui on vajadust.

Uus juhatus on kui värske start – ent mitte uisapäisa. Otsused vajavad läbipaistvust, dokumentatsiooni ja selgeid prioriteete. Keegi ei oota, et juhatuse liikmed oleksid ehitusinsenerid või juristid – aga oodatakse, et nad teeksid teadlikke, läbimõeldud valikuid ning suhtleksid ausalt elanikega.

Vaata ka siit kasulikke linke, kus on seadused ja muud vajalikud lingid korteriühistu juhatusele kasutamiseks.

‍